Hội nghị trực tuyến là gì? Ưu điểm và khuyết điểm của nó

Hội nghị trực tuyến ngày càng phổ biến nhờ sự phổ cập internet và những cải tiến trong lĩnh vực công nghệ. Hình thức họp này mang lại một số lợi thế đặc biệt cho giới kinh doanh mà kiểu hội nghị truyền thống không có được.
Hội nghị trực tuyến giúp việc giao tiếp trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn nhờ các phần mềm họp trực tuyến. Người dùng không cần di chuyển khỏi vùng thoải mái của mình mà vẫn thảo luận về các chiến lược kinh doanh với đối tác và đồng nghiệp một cách trực tiếp. Nhưng, bên cạnh những ưu điểm, họp trực tuyến cũng có một vài nhược điểm.

Hội Nghị Trực Tuyến Là Gì Ưu điểm Và Khuyết điểm

Hội nghị trực tuyến là gì?

  • Trước khi bàn về những ưu, nhược điểm của hội nghị trực tuyến. Trước hết, chúng ta nên hiểu ngắn gọn về loại hình này. Trong thực tế, các cuộc họp này còn được nhắc đến với những tên gọi khác như họp ảo, họp online hay hội nghị trên web. Những cuộc họp trực tuyến sẽ có 2 hoặc nhiều bên tham gia tại nhiều địa điểm khác nhau.
  • Để giao tiếp mặt đối mặt trong các cuộc họp online, người dùng sử dụng máy tính có kết nối internet và những phần mềm hội nghị trực tuyến như Skype hoặc ezTalks Cloud Meeting để chia sẻ màn hình hoặc dùng webcam.
  • Trong vài năm qua, họp trực tuyến đã trở nên phức tạp và khó hiểu do có rất nhiều tùy chọn. Ngày nay, loại hình hội nghị này có thể được thực hiện thông qua nhiều nguồn như webcast, webinar, hội nghị qua điện thoại, VoIP và hội nghị truyền hình khiến các cuộc họp tiết kiệm và hiệu quả.
  • Trong các buổi hội nghị trực tuyến sẽ có một bên đứng ra tổ chức (host) và mời các bên tham gia. Những người tham gia họp (kể cả host) có thể là người trình bày (presenter), nhưng người trình bày không nhất thiết phải là host. Bất cứ người tham gia nào đưa ra các vấn đề, số liệu để thảo luận trong buổi họp online này đều được gọi là người trình bày.

Ưu điểm của hội nghị trực tuyến

Hội nghị trực tuyến ra đời được cho là một bước tiến quan trọng giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý và vận hành dễ dàng hơn, đặc biệt là trong bối cảnh Covid-19 hiện nay.

Giảm khoảng cách, tăng kết nối

Không giống với hội nghị truyền thống khi các thành viên phải đến tận nơi tham dự, hội nghị trực tuyến có thể kết nối 2 hoặc nhiều địa điểm họp từ xa với nhau. Các thành viên chỉ cần có thiết bị tham dự cuộc họp và mạng internet, không cần di chuyển bằng tàu xe hay máy bay. Mọi thông tin (âm thanh, hình ảnh, văn bản, tài liệu,…) được trao đổi dễ dàng ngay lúc họp.

Tiết kiệm được nhiều chi phí

Do không phải di chuyển đến tận địa điểm tổ chức họp nên người tham dự sẽ tiết kiệm được chi phí đi lại, ăn ở. Doanh nghiệp cũng không mất chi phí thuê địa điểm họp, địa điểm nghỉ ngơi cho nhân viên và nhiều loại chi phí phát sinh khác.

Tiết kiệm thời gian

Nếu như tổ chức hội nghị truyền thống tốn nhiều thời gian để di chuyển cũng như tập hợp đầy đủ thành viên tham gia thì với họp trực tuyến việc này sẽ đơn giản hơn rất nhiều. Các thành viên có thể ngồi tại chỗ và tham gia phòng họp chung đã được khởi tạo theo lịch trình được công bố trước đó.

Tăng năng suất lao động

Cuộc họp được tổ chức nhanh chóng, không tốn nhiều thời gian chờ đợi sẽ góp phần giúp doanh nghiệp giải quyết mọi vấn đề dễ dàng hơn, nâng cao hiệu quả công việc. Thông tin được truyền tải nhanh chóng đến các thành viên giúp kế hoạch của doanh nghiệp được triển khai sớm hơn và tốt hơn.

 An toàn, bảo mật cao

Không sử dụng sự trợ giúp của các bên thứ 3 như Skype, Hangout, Zoom,… tổ chức hội nghị truyền hình đảm bảo an toàn, bảo mật cao. Mọi thông tin quan trọng trong cuộc họp chỉ có những thành viên tham dự nắm bắt được. Cuộc họp và tất cả nội dung hội nghị sẽ được mã hóa, chỉ những người được phân quyền mới được tham gia.

Lưu trữ toàn bộ nội dung cuộc họp

Hình thức hội nghị trực tuyến có chức năng lưu trữ lại toàn bộ nội dung của cuộc họp. Doanh nghiệp hoặc các thành viên tham gia hoàn toàn có thể xem lại những vấn đề quan trọng cần thiết trong cuộc họp bất cứ lúc nào.

Độ ổn định của hình ảnh và âm thanh cao

Hội nghị trực tuyến sử dụng camera/webcam, thiết bị thu phát hiện đại nên cho chất lượng hình ảnh, âm thanh rõ nét. Các thông tin (hình ảnh, âm thanh, tài liệu, video, văn bản,…) luôn hiển thị rõ ràng giúp người dùng dễ dàng theo dõi và tiếp nhận.

Nhược điểm và hạn chế của hội nghị trực tuyến

Khi áp dụng hình thức hội nghị trực tuyến, các tổ chức, doanh nghiệp cần lưu ý.

Cần đường truyền kết nối tốt

Đường truyền kết nối không tốt sẽ gây gián đoạn nội dung, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả tổ chức cuộc họp, nhất là với hội nghị có quy mô lớn. Do vậy, đơn vị tổ chức cần trang bị hệ thống internet chất lượng cao, các công nghệ tiết kiệm băng thông để hội nghị không bị gián đoạn.

Chi phí đầu tư ban đầu

Một hệ thống tổ chức hội nghị trực tuyến bao gồm các thiết bị: video đầu vào (camera, webcam), video đầu ra (màn hình, máy chiếu, truyền hình), âm thanh đầu vào (micro, CD, DVD,…), âm thanh đầu ra (loa). Do đó, chi phí ban đầu cho việc trang bị hệ thống khá lớn. Tuy nhiên một hệ thống có thể sử dụng trong thời gian dài, so với chi phí tổ chức cuộc họp nhiều năm cộng lại thì đây là giải pháp tiết kiệm hơn.

Ứng dụng của hội nghị trực tuyến

Hội nghị trực tuyến được ứng dụng trong đa dạng các lĩnh vực khác nhau. Tiêu biểu như:

  • Trong lĩnh vực kinh doanh: tổ chức các cuộc họp, các buổi đào tạo hướng dẫn nhân viên, chỉ đạo công tác từ xa,…
  • Trong lĩnh vực giáo dục: ứng dụng trong phương pháp giảng dạy, tổ chức đào tạo nội bộ, tọa đàm,…
  • Trong lĩnh vực bất động sản: tổ chức các lễ khánh thành, ra mắt, đào tạo công nhân viên từ xa,…
  • Trong lĩnh vực chính trị: tổ chức các buổi giao lưu trực tiếp giữa đại diện của chính phủ và các cơ quan nhà nước với công dân. Không chỉ vậy, nhờ có hội nghị trực tuyến mà chính phủ, nhà nước dễ dàng liên hệ và trao đổi trực tiếp được với các phóng viên thường trú tại các địa điểm khác nhau (ví dụ như chương trình thời sự hoặc các bản tin khác tương tự).
  • Trong lĩnh vực y tế: tổ chức các buổi đào tạo, trao đổi kinh nghiệm, hội thảo, hội chuẩn, chỉ đạo phẫu thuật từ xa hoặc thực hiện các hoạt động chăm sóc y tế từ xa.
  • Trong lĩnh vực điện ảnh, nghệ thuật: tổ chức các khóa đào tạo học viên, diễn viên, đạo diễn online ngắn ngày, tổ chức các liveshow, buổi hòa nhạc phát trực tiếp,…

Trên đây là các ưu nhược điểm của hội nghị truyền hình. Nếu như bạn đang cần tư vấn về các giải pháp thiết kế một phòng hội nghị truyền hình, hãy liên hệ đến Tân Phát.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

0913.966.085
Chat ngay