Ưu nhược điểm của các giải pháp phòng họp trực tuyến

Sau đại dịch, các giải pháp phòng họp trực tuyến vẫn được sử dụng rộng rãi ở nơi làm việc, nhưng các công ty cần phải cân bằng trong việc sử dụng phòng họp trực tuyến với tổ chức các cuộc họp gặp mặt trực tiếp.

Trong năm qua, nền du lịch bị ảnh hưởng nặng nề, kéo theo đó loại hình du lịch công vụ cũng giảm mạnh. Tuy nhiên sau khi các chỉ thị hạn chế đi lại được gỡ bỏ sự sụt giảm này vẫn kéo dài. Một cuộc thăm dò gần đây do YouGov công bố cho thấy chỉ một phần ba số người thường xuyên đi công tác sẽ quay lại tiếp tục đi công tác như trước đại dịch corona.

Thay vào đó, nhiều doanh nghiệp có xu hướng chuyển sang tổ chức các “phòng họp trực tuyến”, tức là những cuộc họp mà một số người tham dự trực tiếp tham gia và những người khác tham gia cuộc họp thông qua các nền tàng gọi điện video trực tuyến. Từ những điều trên, chúng ta sẽ cùng xem xét những thuận lợi và khó khăn khi xu hướng đi công tác ít hơn và sự gia tăng ngày càng nhiều giải pháp phòng họp trực tuyến hơn.

V5 C Series 6575 1

Ưu điểm của phòng họp trực tuyến là gì?

Giảm chi phí đi lại

Công tác ít hơn có nghĩa là chi tiêu ít hơn cho những thứ như chuyến bay, chỗ ở, thực phẩm và dịch vụ ăn uống. Đây là khoản tiền thay vào đó chủ doanh nghiệp có thể sử dụng để tái đầu tư vào nghiên cứu và phát triển cơ cấu tổ chức, tuyển dụng hay phát triển cá nhân và các nguồn lực khác.

Tăng tương tác với khách hàng và đồng nghiệp

Mặc dù các giải pháp phòng họp trực tuyến có thể thiếu sự kết nối và năng suất có thể thấp hơn những buổi hội nghị trực tiếp – nhưng bù lại cho phép chúng ta tham khảo nhiều ý tưởng từ nhiều đối tượng khác nhau, cải thiện khả năng tham gia và đóng góp ý kiến của từng cá nhân trong tổ chức để cải thiện dự án

Với các công cụ chia sẻ không dây người thuyết trình có thể chia sẻ màn hình của họ với thiết bị của tất cả những người tham gia, bất kể họ đang ở đâu.

Thiet Bi Ho Tro Chia Se Khong Day Wb01 6555 1

Thiết bị trình chiếu không dây thông minh của Maxhub WB01

Không gian làm việc đa dạng hơn

Giải pháp phòng họp trực tuyến giúp chúng ta dễ dàng tham gia các buổi họp dù là từ nhà hay từ một quốc gia khác. Điều này giúp cho những người phải hạn chế đi lại do những vấn đề như sức khỏe kém, phải chăm sóc trẻ em, hạn chế về mặt tài chính hoặc suy giảm khả năng vận động. Và đối với các công ty có nguồn lực lao động toàn cầu hóa, chính sách tổ chức các buổi họp online tốt sẽ tạo ra sự liên kết trong giao tiếp và tạo điều kiện phối hợp làm việc giữa các phòng ban trong công ty .

Thân thiện vời môi trường

Việc đi công tác, đặc biệt là bằng đường hàng không, là một trong những yếu tố đóng góp đáng kể vào lượng khí thải CO2 toàn cầu. Chọn tổ chức một giải pháp phòng họp trực tuyến phù hợp với cơ sở hạ tầng tại công ty thay vì đi du lịch là một cách chủ động để giảm lượng khí thải carbon của một công ty. Điều này có thể đem lại danh tiếng và đảm bảo sự phạt triển bền vững của công ty

Nhược điểm của phòng họp trực tuyến là gì?

Thiếu sự tiếp xúc trực tiếp với khách hàng và đồng nghiệp

Việc mô phỏng các cuộc gọi video theo các cuộc họp trực tiếp là hết sức khó khăn. Theo một khảo sát, Chỉ 16% người trả lời rằng không muốn làm việc tại văn phòng. Tại sao? Bởi vì tất cả chúng ta đều có xu hướng phụ thuộc và phát triển nhờ cách tương tác với những người khác – có thể là vì mục đích cộng tác hoặc xã hội.

Các công ty cần phải tìm cách để các phòng ban và khách hàng có cơ hội xây dựng mối quan hệ tốt đẹp – điều này dẫn đến việc các công ty cần  tổ chức các cuộc gặp mặt trực tiếp với lịch trình cụ thể.

Khó khăn trong việc tổ chức

Đối với người điều hành, các cuộc họp ảo rất khó quản lý vì không phải tất cả mọi người đều sử dụng cùng một loại công nghệ hoặc sở hữu cơ sở hạ tầng phù hợp cho cuộc họp. Các chuyên gia làm việc nhóm từ xa khuyến nghị áp dụng quy tắc này: bất kỳ cuộc họp nào có những người tham gia từ xa thì phải được chuyển hoàn toàn vào không gian họp ảo.

Khó khăn về kỹ thuật

Các vấn đề công nghệ – có thể là âm thanh, hình ảnh hoặc kết nối internet – là những vấn đề thường gặp trong các giải pháp phòng họp trực tuyến. Chúng làm tiêu tốn nhiều thời gian, suy giảm chất lượng cuộc họp và giảm mức độ tương tác.

Khả năng tương tác trong hội nghị truyền hình cũng là một vấn đề- không có một nền tảng video thống nhất nào mà tất cả chúng ta cùng sử dụng. Và nhiều nền tảng không hộ trợ giao tiếp với các nền tảng khác (Zoom và nhóm phát triển đã nêu ra vấn đề này vào đầu năm nay). Điều này có nghĩa là bạn tất cả những người tham gia của bạn đều quen thuộc với nền tảng video mà bạn chọn sử dụng, hoặc phòng họp của bạn được trang bị để xử lý các nền tảng mà đối tác thích sử dụng.

Đây là điều mà chúng tôi đã cân nhắc khi thiết kế giải pháp phòng họp trực tuyến của mình. Với giải pháp hội nghị truyền hình được cài đặt, bạn có thể dễ dàng gọi video call với đối tac theo lịch của mình chỉ bằng một nút bấm bằng các app phổ biến Skype, Zoom, …Tân Phát có thể cung cấp cho bạn giải pháp triệt để và sản phẩm để đáp ưng mọi nhu câu tham gia hội nghị truyền hình của bạn

Làm thế nào để giải pháp phòng họp trực tuyến có thể thay thế việc đi công tác?

1 O1fiwnqyj5imnf7xwipx7q (1)

Tận dụng không gian hội nghị ảo.

Cũng giống như các ngành công nghiệp giáo dục, giải trí đã tìm ra cách tổ chức các phiên họp trực tuyến, Tân Phát cũng cung cấp cho các công ty không gian hội nghị truyền hình cho các cuộc họp và sự kiện lớn.

Bạn có thể tham khảo giải pháp ở đây

Đầu tư vào không gian họp kết hợp (Hybird Meeting)

Với việc giảm thiểu đi công tác và nhiều nhân viên chọn làm việc tại nhà, không gian phòng họp sẽ cần được trang bị để tạo điều kiện cho các cuộc họp kết hợp.

Với giải pháp hội nghị truyền hình được áp dụng, nhân viên của bạn có thể bước vào bất kỳ không gian họp nào

Hội nghị kết hợp và tầm quan trọng của phòng họp trực tuyến

Làm việc tại nhà với Tân Phát

Tân Phát là nhà phân phối chính thức thương hiệu Maxhub tại Việt Nam, một công ty con của công ty HMICO – Công ty cổ phần đầu tư công nghệ Hoàng Minh là đơn vị có uy tín và thương hiệu trong lĩnh vực âm thanh và hình ảnh chuyên dụng tại Việt Nam, giúp bạn có thể trang bị những trang thiết bị phù hợp để tham gia vào việc học tập và làm việc của mình

Chúng tôi có một bộ sản phẩm và giải pháp sẽ đảm bảo sự suôn sẻ cho các cuộc họp của bạn. Gọi cho chúng tôi ngay hôm nay để nhận tư vấn khi bạn có nhu cầu làm việc, hội nghị từ xa.

Bài viết này được tham khảo nội dung từ bài viết của Julie Adams, Chuyên gia nội dung tại DisplayNote.

Thông tin liên hệ

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

0913.966.085
Chat ngay