Trong thời đại họp trực tuyến, giảng dạy online và hội thảo từ xa, Zoom đã trở thành nền tảng quen thuộc với hàng triệu người dùng. Một trong những tính năng nổi bật giúp tối ưu hiệu quả trao đổi nhóm là Breakout Rooms – cho phép chia nhỏ người tham dự thành các nhóm riêng biệt để thảo luận chuyên sâu.
Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách sử dụng tính năng này một cách linh hoạt và hiệu quả. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách chia phòng trong Zoom đơn giản, nhanh chóng, áp dụng được cho cả trước và trong khi cuộc họp đang diễn ra. Cùng khám phá ngay!
Breakout Rooms – Chia nhỏ phòng họp trong Zoom
Breakout Rooms là một tính năng của Zoom cho phép chia buổi họp lớn thành nhiều phòng nhỏ riêng biệt. Người tham gia có thể được phân công vào các phòng này để thảo luận theo nhóm nhỏ, sau đó quay lại phòng chính để tổng kết nội dung.
Lợi ích của Breakout Rooms:
Tạo môi trường trao đổi riêng biệt, hiệu quả
Tăng tương tác trong lớp học online, cuộc họp
Dễ quản lý và kiểm soát nhờ quyền điều phối của Host
Cách chia phòng trong Zoom trước cuộc họp
Bạn có thể chia nhóm trước khi buổi họp diễn ra để tiết kiệm thời gian và tối ưu tổ chức. Dưới đây là hướng dẫn từng bước cách chia phòng trong Zoom ngay từ khâu lên lịch họp.
Tìm đến phần “In Meeting (Advanced)”, bật tính năng “Breakout room”.
Tích chọn “Allow host to assign participants to breakout rooms when scheduling” để bật tính năng chia nhóm trước cuộc họp.
✅ Lưu ý: Bạn cần có tài khoản Zoom Pro, Business hoặc Education để sử dụng tính năng này
Bước 2: Lên lịch cuộc họp và bật chia phòng trước
Vào mục “Meetings” > “Schedule a Meeting” để tạo cuộc họp mới hoặc chọn “Edit” nếu đã có cuộc họp sẵn.
Trong giao diện lên lịch, cuộn xuống phần “Options”.
Tích vào “Breakout Room pre-assign”, sau đó nhấp chọn “Create Rooms” để bắt đầu tạo nhóm nhỏ.
Bước 3: Tạo phòng và phân người tham gia
Trong bảng tạo Breakout Room, nhấp vào biểu tượng “+” để thêm phòng mới.
Đặt tên cho các phòng bằng biểu tượng chiếc bút bên cạnh tên mặc định.
Sử dụng ô tìm kiếm để nhập tên hoặc email người tham dự, sau đó kéo vào từng phòng tương ứng.
Nếu có danh sách sẵn, bạn cũng có thể chọn “Import from CSV” để tải lên.
Bước 4: Lưu cấu hình và sẵn sàng cuộc họp
Sau khi chia nhóm xong:
Kiểm tra lại các phòng và danh sách người tham dự.
Nhấn “Save” để lưu toàn bộ thiết lập.
Khi đến thời gian diễn ra, các phòng Breakout sẽ sẵn sàng cho Host kích hoạt ngay lập tức.
Bước 5: Quản lý các nhóm nhỏ khi họp bắt đầu
Trong lúc họp, bạn có thể:
Trong giao diện họp Zoom, nhấn nút “Breakout Rooms” ở thanh công cụ phía dưới.
Zoom sẽ hiển thị hộp thoại “Create Breakout Rooms” – nơi bạn có thể:
Chọn số lượng phòng cần tạo.
Chọn cách chia người tham gia:
Automatically: Zoom chia ngẫu nhiên.
Manually: Bạn chọn thủ công người vào từng phòng.
Sau khi thiết lập xong, nhấn “Create” để tạo các phòng nhóm.
Cách chia phòng trong Zoom khi đang họp
Ngoài việc cách chia phòng trong Zoom trước cuộc họp, bạn hoàn toàn có thể tạo các nhóm nhỏ (Breakout Rooms) ngay trong lúc họp đang diễn ra. Điều này giúp xử lý linh hoạt các tình huống phát sinh, đặc biệt khi cần thảo luận nhóm đột xuất. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết.
Bước 1: Kích hoạt tính năng Breakout Rooms
Trước tiên để thực hiện cách chia phòng trong Zoom, hãy đảm bảo rằng tính năng chia phòng đã được bật trong tài khoản Zoom:
Truy cập Zoom Web Portal và nhấn vào “My Account” (Góc phải trên cùng).
Chọn mục “Settings” (Cài đặt), sau đó kéo xuống phần “In Meeting (Advanced)”.
Tìm và bật tính năng “Breakout Room”.
Chỉ cần thực hiện bước này một lần. Các cuộc họp sau sẽ tự động có sẵn tùy chọn chia nhóm.
Bước 2: Tạo và quản lý Breakout Rooms trong khi họp
Trong giao diện họp Zoom, nhấn nút “Breakout Rooms” ở thanh công cụ phía dưới.
Zoom sẽ hiển thị hộp thoại “Create Breakout Rooms” – nơi bạn có thể:
Chọn số lượng phòng cần tạo.
Chọn cách chia người tham gia:
Automatically: Zoom chia ngẫu nhiên.
Manually: Bạn chọn thủ công người vào từng phòng.
Sau khi thiết lập xong, nhấn “Create” để tạo các phòng nhóm.
Bước 3: Tùy chỉnh cài đặt Breakout Rooms
Bạn có thể tối ưu trải nghiệm họp nhóm bằng cách nhấp vào “Options” để thiết lập:
Move all participants into breakout rooms automatically → Tự động chuyển người vào phòng đã chia khi bắt đầu.
Breakout rooms close automatically after [xx] minutes → Đặt thời gian tự động kết thúc phiên họp nhóm.
Notify me when the time is up → Gửi thông báo đến Host khi hết giờ thảo luận.
Bước 4: Bắt đầu phiên họp nhóm
Sau khi hoàn tất các thiết lập:
Nhấn nút “Open All Rooms” để bắt đầu chia nhóm.
Người tham gia sẽ nhận được thông báo mời vào phòng tương ứng.
Trong quá trình họp nhóm:
Host có thể di chuyển giữa các phòng để theo dõi, hỗ trợ.
Có thể gửi thông báo chung đến tất cả các nhóm.
Nếu cần, bạn cũng có thể đóng tất cả các phòng và triệu hồi mọi người về phòng chính.
Một số tính năng khi họp theo nhóm trong Zoom
Khi sử dụng cách chia phòng trong Zoom, bạn không chỉ đơn thuần chia nhỏ phòng mà còn có thể tận dụng nhiều tính năng nâng cao để tối ưu trải nghiệm họp nhóm. Dưới đây là những tiện ích nổi bật mà người chủ trì có thể khai thác.
1. Chia sẻ nội dung và âm thanh đến tất cả các phòng
Host có thể chia sẻ màn hình, video hoặc âm thanh từ phòng chính đến toàn bộ các phòng nhóm mà không cần triệu hồi người tham gia quay lại.
Ví dụ: Bạn muốn tất cả nhóm cùng xem một video thảo luận – chỉ cần chia sẻ từ phòng chính và chọn phát cho toàn bộ Breakout Rooms.
2. Gửi thông báo và tin nhắn đến tất cả các nhóm
Tính năng “Broadcast message” cho phép Host gửi tin nhắn văn bản hoặc âm thanh đến tất cả các phòng cùng lúc. Đây là cách hiệu quả để:
Nhắc thời gian còn lại
Gửi hướng dẫn thêm
Thông báo chuyển sang phần tiếp theo của chương trình
3. Ghé thăm và giám sát các phòng nhóm
Người chủ trì hoặc đồng chủ trì có thể tự do vào/ra từng phòng nhóm để quan sát tiến độ, hỗ trợ hoặc nhắc nhở người tham gia. Điều này giúp đảm bảo mọi nhóm đang hoạt động đúng hướng và có sự tương tác tích cực.
4. Hẹn giờ tự động cho các phòng nhóm
Bạn có thể đặt thời gian đếm ngược cho từng phiên thảo luận. Khi hết thời gian, Zoom sẽ:
Tự động gửi thông báo nhắc nhở
Tự động kết thúc phòng nhóm và đưa mọi người về lại phòng chính
Hữu ích khi tổ chức lớp học, workshop theo phiên hoặc phiên làm việc theo khung giờ cố định.
5. Chuyển đổi người tham gia giữa các phòng
Zoom cho phép bạn:
Di chuyển thủ công người tham gia giữa các phòng nếu cần thay đổi nhóm.
Sử dụng tính năng Randomize để chia nhóm ngẫu nhiên – rất phù hợp với hoạt động làm quen, thảo luận mở hoặc brainstorming.
Nhờ vào loạt tính năng tiện ích này, Zoom Breakout Rooms trở thành công cụ linh hoạt, hỗ trợ mạnh mẽ cho tổ chức họp nhóm, lớp học tương tác, đào tạo nội bộ và nhiều tình huống cộng tác trực tuyến khác.
Lời kết
Tính năng Breakout Rooms trong Zoom chính là giải pháp lý tưởng để nâng cao hiệu quả họp nhóm, giảng dạy và đào tạo trực tuyến. Dù bạn muốn lên kế hoạch chia nhóm trước hay thực hiện trong khi cuộc họp đang diễn ra, chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn hoàn toàn có thể tổ chức các phiên thảo luận nhỏ một cách chuyên nghiệp và linh hoạt.
Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ cách chia phòng trong Zoom và tận dụng tốt các tính năng hỗ trợ đi kèm. Hãy áp dụng ngay trong buổi họp hoặc lớp học tiếp theo để tăng tính tương tác và hiệu quả làm việc nhóm!
FAQs
1. Người tham gia có thể tự chọn phòng Breakout Room để vào không?
Có. Host có thể bật tùy chọn “Allow participants to choose room” trong phần thiết lập khi thực hiện cách chia phòng trong Zoom. Khi đó, người tham dự sẽ được tự chọn phòng nhóm muốn tham gia thay vì bị phân tự động. Tính năng này rất phù hợp với các buổi hội thảo chuyên đề hoặc hoạt động tự chọn.
2. Zoom có ghi lại nội dung trong các phòng Breakout không?
Không trực tiếp. Zoom chỉ hỗ trợ ghi hình tại phòng chính. Nếu muốn ghi lại nội dung trong các phòng nhóm, bạn cần:
Gán một người làm Co-host trong từng phòng và họ phải ghi hình cục bộ (local recording).
Hoặc sử dụng phần mềm bên ngoài để ghi màn hình nếu cần thiết.
🔒 Lưu ý: Tính năng ghi cục bộ phải được bật trước và phụ thuộc vào quyền người dùng.
3. Nếu người tham gia bị rớt mạng hoặc thoát Zoom, họ có vào lại đúng phòng không?
Có. Khi người dùng kết nối lại, Zoom sẽ cố gắng đưa họ trở lại đúng phòng Breakout nếu phiên nhóm vẫn đang diễn ra. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, Host cần gán lại thủ công sử dụng cách chia phòng trong Zoom nếu hệ thống không tự động nhận diện được.
4. Có thể thay đổi số lượng phòng hoặc chia lại nhóm sau khi đã tạo không?
Có thể. Khi cuộc họp đang diễn ra, Host có thể:
Thêm hoặc bớt số lượng Breakout Rooms.
Gán lại người tham dự từ phòng này sang phòng khác.
Đổi tên các phòng nhóm.
Điều này rất tiện lợi khi bạn cần điều chỉnh theo số lượng tham gia thực tế hoặc theo tiến độ thảo luận.
5. Cách chia phòng trong Zoom có dùng được trên điện thoại không?
Có, nhưng bị giới hạn. Người tham dự dùng ứng dụng Zoom trên điện thoại (iOS hoặc Android) vẫn có thể:
Tham gia phòng Breakout do Host chỉ định.
Rời khỏi phòng nhóm để quay về phòng chính.
Tuy nhiên, họ không thể tự chọn phòng hoặc sử dụng các chức năng quản lý phòng như trên máy tính.
Khuyến nghị Host và Co-host nên sử dụng máy tính để có toàn quyền kiểm soát.
Tân Phát - Nhà phân phối chính thức thương hiệu ATEN, AVer, MAXHUB, PeopleLink, Xilica tại Việt Nam. Công ty Cổ Phần Đầu Tư Thương Mại Quốc Tế Tân Phát được thành lập từ năm 2015 với định hướng tập trung cung cấp cho khách hàng các sản phẩm, giải pháp với chất lượng tốt, giá cả cạnh tranh, dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng tin cậy chuyên sâu trong lĩnh vực âm thanh hình ảnh.
