Trong mô hình Hybrid Working, BYOM (Bring Your Own Meeting) đang dần trở thành tiêu chuẩn quen thuộc trong các phòng họp doanh nghiệp. Việc cho phép người dùng sử dụng laptop cá nhân, nền tảng họp quen thuộc như Zoom hay Microsoft Teams được kỳ vọng sẽ mang lại sự linh hoạt, giảm phụ thuộc vào hệ thống cố định và tối ưu trải nghiệm họp.
Tuy nhiên, thực tế triển khai BYOM tại nhiều doanh nghiệp cho thấy một bức tranh khác. Khi số lượng phòng họp tăng lên, quy mô tổ chức mở rộng và tần suất họp hybrid ngày càng cao, BYOM bắt đầu bộc lộ những điểm nghẽn rõ rệt về vận hành, trải nghiệm người dùng và khả năng kiểm soát hệ thống.
Từ góc nhìn của Tân Phát – đơn vị trực tiếp tư vấn và triển khai các giải pháp hội nghị truyền thông cho doanh nghiệp – BYOM chỉ thực sự hiệu quả khi được xây dựng trên một kiến trúc kết nối hợp lý. Nếu BYOM chỉ dừng lại ở việc “thêm thiết bị” mà không tái cấu trúc cách kết nối và vận hành phòng họp, hệ thống rất dễ trở nên rối rắm, khó quản lý và thiếu bền vững trong dài hạn.
Bài viết này được xây dựng như một case study phân tích giải pháp AVer HUB30 và HUB35-EXT35, nhằm làm rõ cách các doanh nghiệp có thể từng bước tối ưu hóa trải nghiệm BYOM trong phòng họp hybrid thông qua một kiến trúc tập trung, đơn giản cho người dùng nhưng vẫn đảm bảo khả năng kiểm soát cho đội IT.
Tổng quan giải pháp AVer HUB Series trong bối cảnh BYOM
AVer HUB30 và HUB35-EXT35 là các bộ chuyển mạch ma trận BYOM 4K, được thiết kế nhằm giải quyết trực diện những vấn đề phổ biến nhất trong phòng họp hybrid: dây cáp phức tạp, quy trình thiết lập rườm rà và trải nghiệm người dùng không nhất quán giữa các phòng.
Cả hai thiết bị đều được xây dựng trên kiến trúc tập trung, plug-and-play, hỗ trợ hai ngõ ra hình ảnh 4K và sử dụng một kết nối USB-C duy nhất để truyền tải đồng thời video 4K, âm thanh và nguồn điện. Thay vì để người dùng phải kết nối nhiều loại cáp khác nhau (USB, HDMI, adapter nguồn), HUB Series gom toàn bộ thao tác họp về một điểm kết nối duy nhất.
Trong đó:
– HUB30 phù hợp cho các phòng họp nhỏ đến trung bình, nơi yêu cầu BYOM nhanh, gọn và dễ sử dụng.
– HUB35-EXT35 mở rộng khả năng triển khai cho các không gian lớn và rất lớn, cho phép mở rộng USB 3.0 và tín hiệu 4K lên đến 100 mét thông qua bộ phát – bộ nhận.
Thực tế phức tạp của không gian BYOM trong doanh nghiệp
Trong quá trình khảo sát và làm việc với khách hàng, Tân Phát nhận thấy một kịch bản lặp đi lặp lại ở nhiều doanh nghiệp: BYOM được triển khai với mục tiêu đơn giản hóa, nhưng càng vận hành lâu, phòng họp càng trở nên phức tạp.
Người dùng bước vào phòng họp và đối mặt với:
- Dây cáp chằng chịt trên bàn họp
- Không rõ cổng nào dùng cho laptop, cổng nào cho camera
- Mỗi nền tảng họp yêu cầu một cách kết nối khác nhau
- Hình ảnh lúc được, lúc không; âm thanh thiếu ổn định
Những trục trặc này không chỉ làm gián đoạn cuộc họp mà còn làm giảm đáng kể trải nghiệm chuyên nghiệp của doanh nghiệp, đặc biệt trong các cuộc họp quan trọng với đối tác hoặc khách hàng.
Theo chia sẻ của Kiki Xing – Quản lý Sản phẩm bộ phận Pro AV tại AVer – các điểm nghẽn phổ biến nhất khi triển khai BYOM bao gồm:
- Khả năng tương thích giữa các nền tảng họp khác nhau như Zoom và Microsoft Teams
- Quy trình thiết lập phức tạp, yêu cầu người dùng thao tác thủ công nhiều bước
- Chất lượng âm thanh và hình ảnh phụ thuộc vào hạ tầng mạng và thiết bị kết nối
- Thiếu khả năng kiểm soát tập trung đối với thiết bị AV và nội dung chia sẻ
Đây cũng chính là những vấn đề mà Tân Phát thường xuyên ghi nhận trong quá trình hỗ trợ vận hành hệ thống phòng họp cho khách hàng doanh nghiệp.
Cách AVer HUB Series tiếp cận bài toán BYOM
Thay vì tiếp cận BYOM như một tập hợp các thiết bị rời rạc, AVer HUB Series được thiết kế như một “điểm trung tâm” của phòng họp hybrid. Toàn bộ tín hiệu hình ảnh, âm thanh, thiết bị USB và nguồn điện đều được đưa về HUB để xử lý và phân phối.
Cách tiếp cận này mang lại hai lợi ích rõ ràng:
- Đối với người dùng cuối: trải nghiệm họp được đơn giản hóa tối đa.
- Đối với đội IT: hệ thống trở nên dễ kiểm soát, dễ bảo trì và dễ mở rộng.
Ở cấp độ ứng dụng, HUB30 đóng vai trò là bộ ma trận BYOM cho không gian nhỏ đến trung bình, hỗ trợ tối đa bốn nguồn vào. HUB35-EXT35 mở rộng hơn với năm nguồn vào, kết hợp bộ phát – bộ nhận để kéo dài tín hiệu USB 3.0 và 4K lên đến 100 mét, đáp ứng nhu cầu của các phòng họp lớn và rất lớn.
Chỉ với 01 sợi cáp USB-C – kiểm soát toàn bộ trải nghiệm họp
Điểm cốt lõi tạo nên sự khác biệt của HUB Series nằm ở USB-C. Chỉ với một sợi cáp duy nhất, người dùng có thể:
- Truyền hình ảnh 4K
- Truyền âm thanh
- Sạc laptop với Power Delivery lên đến 100W
Theo chia sẻ từ AVer, rào cản lớn nhất của BYOM không nằm ở công nghệ, mà nằm ở trải nghiệm người dùng. Khi người dùng phải kết nối riêng USB, HDMI và adapter nguồn, nguy cơ lỗi kết nối và thao tác sai tăng lên đáng kể. HUB Series rút gọn toàn bộ thiết lập đó xuống một kết nối duy nhất, giúp cuộc họp bắt đầu nhanh hơn và ổn định hơn.
Từ góc nhìn triển khai thực tế, Tân Phát nhận thấy việc giảm số lượng thao tác kỹ thuật cho người dùng cũng đồng nghĩa với việc giảm đáng kể các yêu cầu hỗ trợ từ đội IT.
Hai màn hình 4K – nâng cao hiệu quả hiển thị trong họp hybrid
Một tính năng quan trọng khác của HUB Series là khả năng xuất hình ra hai màn hình 4K độc lập. Điều này cho phép doanh nghiệp thiết lập:
- Một màn hình hiển thị nội dung trình bày
- Một màn hình hiển thị người tham gia cuộc họp
Cách bố trí này giúp cuộc họp hybrid trở nên trực quan và cân bằng hơn, đặc biệt trong các buổi họp có nhiều người tham gia từ xa. HUB Series hỗ trợ các chế độ hiển thị linh hoạt như single-duplicate, single-extend và two-source, đồng thời đảm bảo scale hình ảnh đầy đủ trong mọi kịch bản.
Đảm bảo tín hiệu và tính dự phòng trong vận hành
Trong môi trường doanh nghiệp, độ ổn định của hệ thống phòng họp luôn là yếu tố ưu tiên. HUB Series hỗ trợ đa dạng cổng vào như USB-C, HDMI và DisplayPort, giúp tương thích với nhiều thiết bị khác nhau.
Bên cạnh đó, AVer cung cấp phần mềm Room Management cho phép thiết lập kết nối không dây như một phương án dự phòng. Khi kết nối vật lý gặp sự cố, hệ thống có thể chuyển sang phương án thay thế để đảm bảo cuộc họp không bị gián đoạn – yếu tố đặc biệt quan trọng trong các cuộc họp cấp quản lý hoặc họp với đối tác bên ngoài.
HUB30 hay HUB35-EXT35 – lựa chọn theo quy mô không gian
Từ kinh nghiệm triển khai, Tân Phát nhận thấy việc lựa chọn đúng giải pháp ngay từ đầu có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả vận hành lâu dài.
HUB30 phù hợp với:
- Phòng họp nhóm
- Phòng dự án
- Không gian cần BYOM nhanh, gọn, dễ sử dụng
HUB35-EXT35 phù hợp với:
- Phòng họp hội đồng
- Phòng đào tạo quy mô lớn
- Không gian yêu cầu quản lý AV tập trung và kéo tín hiệu xa
Việc phân tách rõ ràng hai giải pháp giúp doanh nghiệp tránh tình trạng “dùng thiếu” hoặc “dùng quá” so với nhu cầu thực tế.
Kết luận: BYOM hiệu quả cần một kiến trúc đúng
Qua các dự án triển khai thực tế, Tân Phát nhận thấy BYOM chỉ thực sự mang lại giá trị khi được xây dựng trên một kiến trúc kết nối tập trung, dễ sử dụng và có khả năng kiểm soát.
AVer HUB30 và HUB35-EXT35 không chỉ giải quyết bài toán kết nối, mà còn giúp doanh nghiệp tái cấu trúc cách vận hành phòng họp hybrid – từ trải nghiệm người dùng đến quản trị hệ thống.
Với vai trò là đối tác phân phối ủy quyền của AVer tại Việt Nam, Tân Phát luôn đồng hành cùng doanh nghiệp từ khảo sát, tư vấn, thiết kế đến triển khai và tối ưu vận hành, nhằm đảm bảo giải pháp BYOM không chỉ hoạt động tốt ở thời điểm hiện tại, mà còn sẵn sàng mở rộng trong tương lai.
📞 Hotline: 0983.674.291
📩 Email: contact@tanphatvn.com
Công ty Cổ Phần Đầu Tư Thương Mại Quốc Tế Tân Phát được thành lập từ năm 2015 với định hướng tập trung cung cấp cho khách hàng các sản phẩm, giải pháp với chất lượng tốt, giá cả cạnh tranh, dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng tin cậy chuyên sâu trong lĩnh vực âm thanh hình ảnh.