Giấy xác nhận dân sự là một trong những loại giấy tờ thường được yêu cầu khi xin việc, đi xuất khẩu lao động, làm hồ sơ tốt nghiệp, hoặc phục vụ các thủ tục hành chính tại địa phương. Tuy nhiên, đây không phải là giấy tờ được quy định cụ thể trong bất kỳ văn bản pháp luật nào, dẫn đến rất nhiều người không biết xin ở đâu, thủ tục thế nào, cần chuẩn bị gì.
Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ Xin giấy xác nhận dân sự ở đâu? cách điền mẫu và toàn bộ thủ tục chi tiết phù hợp với quy định thực tế tại địa phương.
Giấy xác nhận dân sự là gì?
Giấy xác nhận dân sự là một loại văn bản hành chính được cấp bởi Công an xã, phường, thị trấn hoặc UBND cấp xã, dùng để xác nhận các thông tin cơ bản về nhân thân, hành vi và tình trạng chấp hành pháp luật của một công dân trong thời gian cư trú tại địa phương.
Dù không được định nghĩa trong bất kỳ văn bản pháp luật chính thức nào, giấy xác nhận dân sự vẫn được sử dụng rộng rãi trong nhiều thủ tục hành chính và giao dịch dân sự. Đây là cơ sở để các cơ quan, doanh nghiệp hoặc tổ chức đánh giá:
- Công dân không có tiền án, tiền sự tại địa phương
- Không vi phạm pháp luật, không tham gia tệ nạn
- Chấp hành tốt chính sách, quy định của Nhà nước và địa phương
- Nhân thân rõ ràng, cư trú minh bạch
Nói cách khác, giấy xác nhận dân sự đóng vai trò như một loại “chứng nhận lý lịch cơ bản”, phản ánh việc tuân thủ pháp luật của công dân ở cấp cơ sở – khác hoàn toàn với Phiếu lý lịch tư pháp, vốn xác nhận án tích trên phạm vi toàn quốc.
Giấy xác nhận dân sự thường được yêu cầu khi nào?
Trong thực tiễn, GXNDS xuất hiện trong rất nhiều hồ sơ và quy trình kiểm tra nhân thân, cụ thể như:
- Hồ sơ xin việc, đặc biệt tại cơ quan nhà nước, lực lượng vũ trang, doanh nghiệp yêu cầu kiểm tra đạo đức, kỷ luật
- Hồ sơ xuất khẩu lao động, du học, làm thủ tục sang làm việc tại các thị trường có yêu cầu nghiêm ngặt về lý lịch
- Hồ sơ kết nạp Đảng, ứng cử, công tác tổ chức hoặc các thủ tục dân sự cần xác minh tư cách công dân
- Một số yêu cầu hành chính hoặc thủ tục đặc thù mà đơn vị tiếp nhận hồ sơ cần xác minh nhân thân
Mặc dù không phải là giấy tờ “chuẩn hoá” theo luật, GXNDS vẫn trở thành tài liệu quen thuộc trong hệ thống hành chính nhờ tính linh hoạt, dễ xác minh và phù hợp với nhu cầu kiểm tra đối với công dân ở phạm vi địa phương.
Download mẫu giấy xác nhận dân sự và hướng dẫn cách điền
Giấy xác nhận dân sự hiện chưa có mẫu thống nhất theo quy định pháp luật. Vì vậy, tùy từng địa phương, công dân có thể được hướng dẫn sử dụng mẫu sẵn hoặc tự viết theo cấu trúc cơ bản mà cơ quan Công an yêu cầu. Dù sử dụng mẫu nào, nội dung chính cần thể hiện phải rõ ràng, trung thực và đầy đủ thông tin về nhân thân của người xin xác nhận.
Mẫu giấy xác nhận dân sự mới nhất
Nhìn chung, một mẫu giấy xác nhận dân sự hợp lệ thường bao gồm các thông tin sau:
- Họ tên, ngày sinh, số CCCD/CMND, địa chỉ thường trú/tạm trú của người xin xác nhận.
- Thông tin về bố mẹ, vợ/chồng (nếu có) và nơi cư trú của những người liên quan.
- Nội dung xác nhận: cam đoan bản thân chấp hành tốt đường lối, chủ trương của Đảng; không vi phạm pháp luật; không có tiền án, tiền sự; tuân thủ thuần phong mỹ tục tại địa phương.
- Phần xác nhận của Công an cấp xã/phường nơi công dân cư trú: ký tên, đóng dấu và ghi rõ thời gian xác nhận.
Mẫu đơn có thể viết tay hoặc đánh máy, nhưng phải đảm bảo trình bày rõ ràng và thống nhất. Kèm theo đơn, công dân phải tự cam kết toàn bộ thông tin là chính xác để cơ quan Công an có căn cứ kiểm tra và xác thực.
Tải xuống mẫu giấy xin giấy xác nhận dân sự
Hướng dẫn cách điền giấy xác nhận dân sự
Khi điền mẫu giấy xác nhận dân sự, công dân cần lưu ý:
- Ghi đúng và đủ thông tin cá nhân theo CCCD.
- Trình bày ngắn gọn nguyện vọng xin xác nhận (ví dụ: phục vụ xin việc, hồ sơ du học, xuất khẩu lao động…).
- Diễn đạt nội dung cam đoan trung thực, tránh dài dòng, tuyệt đối không khai sai sự thật.
- Kiểm tra lại toàn bộ thông tin trước khi nộp để được cơ quan Công an xác nhận nhanh chóng.
Xin giấy xác nhận dân sự ở đâu? Hướng dẫn thủ tục chi tiết
Giấy xác nhận dân sự là loại giấy tờ được nhiều cơ quan, doanh nghiệp yêu cầu để kiểm tra nhân thân và xác định công dân không vi phạm pháp luật. Dù không được quy định chính thức trong hệ thống pháp luật, giấy này vẫn được sử dụng phổ biến trong nhiều hồ sơ hành chính và tuyển dụng. Dưới đây là thủ tục xin giấy xác nhận dân sự chi tiết nhất.
Khi nào cần xin giấy xác nhận dân sự?
Công dân có thể được yêu cầu bổ sung giấy xác nhận dân sự trong nhiều trường hợp khác nhau, đặc biệt là những hồ sơ cần xác nhận nhân thân hoặc tình trạng chấp hành pháp luật. Một số trường hợp phổ biến gồm:
- Hồ sơ xin việc làm, đặc biệt là khối doanh nghiệp nước ngoài, khu công nghiệp hoặc các vị trí yêu cầu độ tin cậy cao.
- Hồ sơ đi xuất khẩu lao động tại Nhật Bản, Hàn Quốc, Đài Loan…, nơi nhà tuyển dụng thường yêu cầu xác nhận công dân không có tiền án, tiền sự.
- Hồ sơ kết nạp Đảng, phục vụ đánh giá phẩm chất chính trị và đạo đức của người xin kết nạp.
- Hồ sơ tốt nghiệp ở một số trường nghề, trường cao đẳng – đại học (tùy quy định từng đơn vị).
- Thực hiện các thủ tục hành chính đòi hỏi xác nhận nhân thân, cư trú, đạo đức lối sống.
Nhìn chung, khi cơ quan tiếp nhận hồ sơ cần kiểm tra tính minh bạch về nhân thân mà không yêu cầu phiếu lý lịch tư pháp, họ thường đề nghị công dân bổ sung giấy xác nhận dân sự để thay thế.
Xin giấy xác nhận dân sự cần giấy tờ gì?
Hồ sơ xin giấy xác nhận dân sự nhìn chung khá đơn giản, gồm:
- Đơn xin xác nhận dân sự
- Có thể viết tay hoặc đánh máy theo mẫu của địa phương.
- Một số nơi yêu cầu ảnh 4×6 đính kèm.
- CCCD/CMND hoặc hộ chiếu còn hiệu lực (bản gốc để đối chiếu).
- Giấy xác nhận cư trú
- Chỉ yêu cầu trong trường hợp cơ quan Công an không thể truy xuất dữ liệu cư trú điện tử.
- Một số tỉnh có hạ tầng dữ liệu chưa đồng bộ như Gia Lai, Phú Yên, Thanh Hóa, Bắc Kạn… vẫn yêu cầu giấy này.
- Các địa phương khác phải tra cứu dữ liệu cư trú trực tuyến trước, chỉ yêu cầu công dân bổ sung nếu dữ liệu không có hoặc bị sai lệch.
Lưu ý: Công dân nên mang theo bản sao giấy tờ cá nhân nếu nộp hồ sơ tại UBND xã/phường để quá trình kiểm tra được nhanh hơn.
Xin giấy xác nhận dân sự ở đâu?
Dù pháp luật không quy định rõ cơ quan cấp giấy xác nhận dân sự, nhưng thực tế trên toàn quốc, công dân có thể xin tại:
- Công an xã, phường, thị trấn nơi cư trú: Đây là nơi tiếp nhận phổ biến và nhanh nhất, vì Công an có quyền xác minh nhân thân và cập nhật dữ liệu cư trú.
- Ủy ban nhân dân xã/phường: Một số địa phương cho phép UBND xác nhận nội dung này nếu công dân có nhu cầu hoặc khi Công an địa phương phân quyền xử lý.
Quy trình xin giấy xác nhận dân sự (thực tế áp dụng trên toàn quốc)
- Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo yêu cầu.
- Nộp hồ sơ trực tiếp tại Công an hoặc UBND nơi cư trú.
- Cán bộ tiếp nhận kiểm tra thông tin cư trú, đối chiếu dữ liệu nhân thân.
- Xác nhận, ghi nhận xét, ký tên và đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền.
- Trả kết quả cho công dân ngay trong ngày hoặc hẹn theo lịch (tùy địa phương).
Lưu ý quan trọng
- Một số địa phương không cấp giấy xác nhận dân sự vì không có văn bản pháp luật quy định.
- Trong trường hợp này, công dân có thể xin:
→ Phiếu lý lịch tư pháp số 1 (phục vụ xin việc, đi học, cư trú)
→ Phiếu lý lịch tư pháp số 2 (phục vụ tố tụng hoặc một số hồ sơ đặc thù)
Hai loại giấy trên có giá trị pháp lý cao hơn và thay thế được cho giấy xác nhận dân sự trong hầu hết thủ tục.
Xin giấy xác nhận dân sự đóng phí bao nhiêu?
Do không có văn bản pháp luật quy định về loại giấy này, nên:
- Không có mức phí thống nhất trên toàn quốc
- Mỗi địa phương tự quyết mức thu theo điều kiện thực tế
- Một số xã/phường miễn phí hoàn toàn
- Một số nơi thu phí hành chính nhỏ (5.000 – 20.000đ tùy địa bàn)
Công dân nên hỏi trước tại cơ quan tiếp nhận để chuẩn bị mức phí phù hợp.
Tham khảo thêm:
- Xin lý lịch tư pháp số 2 ở đâu? Hướng dẫn thủ tục chi tiết
- Việt Nam Giải Phóng Quân được thành lập ở đâu?
FAQs
1. Có xin giấy xác nhận dân sự online được không?
Không. Hiện chưa có cổng dịch vụ công cho loại giấy này, công dân phải đến trực tiếp Công an/UBND địa phương.
2. Xin giấy xác nhận dân sự nhờ người khác được không?
Không bị cấm. Một số địa phương cho phép người thân đi xin hộ nếu có giấy tờ chứng minh quan hệ. Tuy nhiên, nhiều công an phường yêu cầu người xin phải tự đến.
3. Giấy xác nhận dân sự có thời hạn bao lâu?
Không có quy định chung. Thời hạn phụ thuộc vào nội dung xác nhận hoặc quy định của nơi yêu cầu giấy.
4. Giấy xác nhận dân sự khác gì so với lý lịch tư pháp?
| Tiêu chí | Giấy xác nhận dân sự | Phiếu lý lịch tư pháp |
|---|---|---|
| Căn cứ pháp lý | Không có | Luật LLTP 2009 |
| Cơ quan cấp | Công an cấp xã | Sở Tư pháp, Trung tâm LLTP quốc gia |
| Nội dung | Xác nhận nhân thân, chấp hành pháp luật, không vi phạm chủ trương | Xác nhận án tích, cấm chức vụ, thi hành án |
| Làm online | Không | Có |
| Uỷ quyền | Tùy địa phương | Phiếu số 1 được ủy quyền; Phiếu số 2 không được |
Kết luận
Xin giấy xác nhận dân sự ở đâu? Giấy xác nhận dân sự là loại giấy tờ phổ biến trong thực tế, dù chưa được pháp luật quy định cụ thể. Nếu bạn cần xác nhận nhân thân để xin việc, đi xuất khẩu lao động hoặc làm hồ sơ tại cơ quan, hãy đến Công an xã/phường, thị trấn hoặc UBND nơi cư trú để được hướng dẫn và xác nhận.
Nếu địa phương không cấp giấy này, bạn có thể sử dụng Phiếu lý lịch tư pháp để thay thế — đây là giấy tờ có giá trị pháp lý cao và được công nhận rộng rãi.
Công ty Cổ Phần Đầu Tư Thương Mại Quốc Tế Tân Phát được thành lập từ năm 2015 với định hướng tập trung cung cấp cho khách hàng các sản phẩm, giải pháp với chất lượng tốt, giá cả cạnh tranh, dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng tin cậy chuyên sâu trong lĩnh vực âm thanh hình ảnh.
- Xin giấy xác nhận dân sự ở đâu? Hướng dẫn thủ tục chi tiết - 05/12/2025
- Xin lý lịch tư pháp số 2 ở đâu? Hướng dẫn thủ tục chi tiết - 05/12/2025
- Việt Nam Giải Phóng Quân được thành lập ở đâu? - 05/12/2025