Hiện nay, nhiều doanh nghiệp sử dụng giải pháp hội nghị truyền hình cho các tổ chức nhằm thay thế cho các hình thức họp, hội nghị trực tiếp truyền thống khác. Hình thức tổ chức các cuộc họp hội nghị truyền hình trực tuyến đang hỗ trợ phần lớn công việc, tiết kiệm nhiều chi phí khi tổ chức các cuộc họp offline.
Các thiết bị hội nghị truyền hình trực tuyến không thể thiếu đối với các doanh nghiệp, cung cấp hình ảnh, video, âm thanh giữa các điểm cầu của cuộc họp với nhau. Bạn không còn bị giới hạn khoảng cách, địa điểm hay bất cứ các yếu tố khác, sẵn sàng tổ chức các cuộc họp ngay bất cứ lúc nào.
Hội nghị truyền hình là gì?
Hội nghị truyền hình là một phương thức tổ chức họp, hội nghị, hội thảo trực tuyến, kết nối các phòng họp qua Internet. Đây là hình thức tổ chức sự kiện, hội nghị cực hữu ích trong mùa dịch bệnh phức tạp hiện nay.
Để tổ chức một hội nghị truyền hình, các phòng phọp kết nối cần có hệ thống bao gồm: các thiết bị (phần cứng) âm thanh, hình ảnh, đường truyền kết nối Internet và cả các phần mềm hỗ trợ. Việc kết nối các phòng họp truyền thống ở nhiều địa điểm khác nhau, cách khoảng cách xa sẽ giúp người tham dự vẫn có cảm giác họp tại cùng một địa điểm.
Bên cạnh đó, nhờ các tiện ích thông minh mà dữ liệu cuộc họp, tài liệu cần sử dụng/trình chiếu, các file âm thanh/video… được đưa đến cho người tham dự tốt hơn và cũng được lưu trữ số hóa lâu dài.
Những yêu cầu của phòng hội nghị truyền hình trực tuyến
Để tổ chức được hội nghị truyền hình kết nối nhiều phòng họp truyền thống lại với nhau, doanh nghiệp cần có sự đầu tư cho cơ sở hạ tầng bao gồm các thiết bị hội nghị truyền hình bên cạnh đó là các chuyên viên kỹ thuật có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm hội thảo, gọi online.
Hệ thống âm thanh chất lượng, chuyên nghiệp dành cho phòng họp, hội nghị, hội thảo: Các phòng họp cần được lắp đặt các thiết bị micro và loa phát thanh, cùng với bộ điều khiển, bộ kết nối, các phím chức năng phiên dịch…để tạo nên hệ thống âm thanh hội thảo, hội nghị chuyên nghiệp. Điều này đảm bảo chất lượng âm thanh và trải nghiệm âm thanh cho người tham dự hội nghị.
Hệ thống quay chụp, truyền hình ảnh chuyên nghiệp: Không như các hội nghị truyền thống, để họp từ xa, hình ảnh phải được quay chụp, truyền đi và trình chiếu lại trên các màn hình ở các điểm cầu/phòng họp khác.
Đường truyền Internet và băng thông: Điều cơ bản nhất của hội nghị truyền hình là họp và tham dự cùng nhau qua Internet, do đó các phòng họp phải đảm bảo đường truyền Internet như Wifi, hay các mạng LAN, WAN… Bên cạnh đó, các thiết bị âm thanh và hình ảnh cũng cần được kết nối với đường truyền Internet.
Để đảm bảo hiệu quả cuộc họp, hội nghị tốt nhất, cơ sở vật chất của các phòng họp nên được đồng bộ, tốt nhất là có cùng một hệ thống/nền tảng kỹ thuật.
Ngoài ra, khi tổ chức, doanh nghiệp cần có các nhân viên kỹ thuật có chuyên môn cao, có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm họp online như Zoom, Teamwork, Google Meet… để xử lý sự cố trong cuộc họp.
Bạn cần lắp đặt các thiết bị hội nghị truyền hình trực tuyến cho phòng họp mình? Liên hệ ngay Tân Phát để được hỗ trợ miễn phí