Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp đang có xu hướng làm việc và hội họp online – thường gọi chung là là hội nghị trực tuyến. Hội nghị trực tuyến sẽ gồm 2 mảng chính phục vụ cho khách hàng là video conference và audio conference. Trong đó, Conference Call thuộc audio conference. Nó giúp người dùng trao đổi thông tin, tương tác trực tiếp qua điện thoại. Vậy hiểu thế nào cho đúng về Conference Call? Cách tối ưu cuộc gọi hội nghị cho doanh nghiệp thế nào? Bài viết sau đây sẽ giúp bạn giải đáp những vấn đề trên.
Conference Call là gì?
Conference Call hay điện thoại hội nghị, là cuộc gọi âm thanh gồm nhiều thành viên tham gia cùng lúc. Mọi người sẽ tham gia bằng cách cùng quay số được chia sẻ trên điện thoại.
Trong những năm trở lại đây thì Conference Call trở thành xu hướng sử dụng của nhiều công ty, doanh nghiệp. Người ta thường dùng khái niệm Conference Call để miêu tả các cuộc gọi nhóm qua phần mềm trực tuyến như Skype, Uber, các ứng dụng công nghệ âm thành,…. Tuy nhiên, nếu cuộc gọi bao gồm hình ảnh, video trực tuyến thì nó sẽ không được gọi là Conference Call mà là hội nghị video. Còn nếu cuộc gọi bao gồm thêm việc chia sẻ màn hình hay nội dung thực tế thì gọi là hội nghị web.
Mẹo giúp tối ưu cuộc gọi hội nghị cho doanh nghiệp
Theo khảo sát, có đến 25% – 50% thời gian vận hành bị lãng phí trong các cuộc gọi hội nghị. Có rất nhiều nguyên nhân khác nhau dẫn đến tình trạng này. Do đó, để nâng cao chất lượng cuộc gọi hội nghị nói riêng và các hội nghị trực tuyến nói chung thì người dùng có thể tham khảo một số mẹo sauL
Lên kế hoạch cho cuộc gọi
Người triển khai cần bắt đầu lên kế hoạch tạo và thực hiện quy trình cuộc gọi chuyên nghiệp. Người thiết lập cần biết phải chuẩn bị gì cho cuộc gọi như: chủ đề, thời gian, nội dung, câu hỏi phát sinh,… để gửi cho người tham gia tham khảo trước. Đồng thời, cũng nên chủ động thông báo và lên lịch cuộc gọi đúng thời gian như đã định. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và mang lại hiệu quả cao hơn cho cuộc họp.
Đảm bảo mọi thành viên đều tham gia
Bạn cần đảm bảo cung cấp đầy đủ số điện thoại, mật mã, liên kết cho mọi người cần tham gia. Trước khi bắt đầu, hãy kiểm tra đường truyền mạng và thiết bị xem có vận hành ổn không. Việc trục trặc kỹ thuật trong quá trình sử dụng là không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, bạn hãy kiểm tra kỹ để giảm tối đa tình trạng này.
Chọn không gian yên tĩnh
Tốt nhất nên chọn một không gian yên tĩnh, không có tiếng ồn để thực hiện cuộc gọi thoại. Nên hạn chế những âm thanh có thể khiến mọi người mất tập trung như tiếng ồn điều hòa/quạt gió,…. Nếu bạn đang ở nơi ồn thì hãy dùng tùy chọn tắt tiếng khi không cần thiết, và bật lại khi muốn nói.
Đăng nhập sớm và thực hiện cuộc gọi đúng giờ
Để tránh mất thời gian chờ đợi, bạn nên có mặt trước trong cuộc họp bằng cách đăng nhập sớm. Điều này sẽ giúp cuộc họp tiến hành đúng giờ, hiệu quả mà bạn cũng nâng cao được tính chuyên nghiệp cho bản thân. Nó cũng giúp không bị kéo dài thời gian họp và bị lỡ những việc khác.
Không mất tập trung khi họp
Nên cố gắng theo dõi và chú ý, tập trung vào nội dung cuộc họp. Tránh làm việc riêng trong giờ sẽ khiến bạn bị mất tập trung, gây khó chịu cho người khác và không theo kịp cuộc họp.
Lưu trực nội dung cuộc họp và đánh giá
Conference Call cho phép ghi âm cuộc họp. Bạn có thể sử dụng tính năng này để lưu trữ nội dung, âm thanh từ hội nghị để sử dụng làm việc sau này.
Trên đây là chúng tôi đã giúp bạn giải đáp về Conference Call là gì và những mẹo để tối ưu cuộc gọi hội nghị. Hy vọng thông tin trong bài sẽ hữu ích với bạn.