5 Mẫu email gửi báo giá khách hàng chuyên nghiệp | Tăng cơ hội chốt đơn

Mẫu email gửi báo giá khách hàng là nội dung được sử dụng phổ biến trong quá trình kinh doanh, giúp doanh nghiệp gửi thông tin về sản phẩm, dịch vụ, mức giá và các điều khoản liên quan đến khách hàng một cách rõ ràng, chuyên nghiệp. Vậy email báo giá nên viết như thế nào? Nội dung cần có những thông tin gì? Dưới đây là 5 Mẫu email gửi báo giá khách hàng chuyên nghiệp | Tăng cơ hội chốt đơn có thể áp dụng cho nhiều tình huống thực tế.

Email báo giá khách hàng là gì? Các nội dung cần có?

Email gửi báo giá khách hàng là email được doanh nghiệp hoặc nhân viên kinh doanh sử dụng để gửi bảng báo giá sản phẩm, dịch vụ hoặc giải pháp đến khách hàng sau khi nhận được yêu cầu hoặc trao đổi về nhu cầu mua hàng.

Một email báo giá chuyên nghiệp thường cần thể hiện được:

• Khách hàng đang nhận báo giá cho sản phẩm, dịch vụ hoặc dự án nào.
• Báo giá bao gồm những hạng mục nào.
• Tổng giá trị hoặc mức giá chính.
• Thời hạn hiệu lực của báo giá.
• Các điều khoản quan trọng như VAT, giao hàng, thanh toán, bảo hành.
• Thông tin liên hệ của người phụ trách.
• Hành động tiếp theo mà doanh nghiệp mong muốn khách hàng thực hiện.

Hiện không có một mẫu email báo giá bắt buộc áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể xây dựng mẫu riêng tùy theo sản phẩm, dịch vụ và quy trình bán hàng.

Tham khảo thêm: [Download] Mẫu hợp đồng hợp tác kinh doanh & quy định mới nhất

5+ Mẫu email gửi báo giá khách chuyên nghiệp chuẩn nhất 2026

Tùy vào nhu cầu và mức độ cụ thể của khách hàng, nội dung email gửi báo giá có thể được điều chỉnh để cung cấp đúng thông tin cần thiết. Dưới đây là 5 mẫu email báo giá phổ biến mà doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng trong quá trình tư vấn, bán hàng.

Tải xuống: Mẫu email gửi báo giá khách hàng download

Mẫu 1: Email gửi báo giá khách hàng cơ bản

Tiêu đề: Báo giá [Tên sản phẩm/Dịch vụ] – [Tên công ty]

Kính gửi [Tên khách hàng],

[Tên công ty] chân thành cảm ơn Quý khách hàng đã quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ của chúng tôi. Dựa trên nhu cầu Quý khách đã trao đổi, chúng tôi xin gửi báo giá [Tên sản phẩm/Dịch vụ] để Quý khách tham khảo.

Thông tin báo giá:

STT	Tên sản phẩm/Dịch vụ	Đơn vị	Số lượng	Đơn giá (VNĐ)	Thành tiền (VNĐ)
1	[Tên sản phẩm]	[Chiếc/Gói…]	[…]	[…]	[…]
2	[Tên sản phẩm]	[Chiếc/Gói…]	[…]	[…]	[…]
	Tổng cộng				[…]
	Chiết khấu				[…]
	Tổng giá trị				[…]

Lưu ý: Mức giá trên [đã bao gồm/chưa bao gồm] VAT.

Thời gian giao hàng: [Thời gian dự kiến].

Báo giá chi tiết và các thông tin liên quan được đính kèm trong email. Quý khách vui lòng xem file để có đầy đủ thông tin về sản phẩm, chính sách bảo hành, thanh toán và thời hạn hiệu lực của báo giá.

Nếu cần thêm thông tin, Quý khách vui lòng liên hệ với chúng tôi qua [Số điện thoại/Email]. [Tên công ty] rất mong có cơ hội được đồng hành và phục vụ Quý khách.

Trân trọng,

[Tên người gửi]
[Chức vụ] – [Tên công ty]
[Số điện thoại] | [Email]

Mẫu 2: Email gửi báo giá sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng

Tiêu đề: Báo giá [Tên sản phẩm] theo yêu cầu – [Tên công ty]

Kính gửi [Tên khách hàng],

Cảm ơn Quý khách đã quan tâm đến [Tên sản phẩm]. Dựa trên yêu cầu về [model/cấu hình/số lượng], chúng tôi xin gửi báo giá sản phẩm phù hợp với nhu cầu mà Quý khách đã trao đổi.

Chi tiết báo giá:

STT	Tên sản phẩm	Mã sản phẩm	Nhà sản xuất	Số lượng	Đơn giá (VNĐ)	Thành tiền (VNĐ)
1	[…]	[…]	[…]	[…]	[…]	[…]
2	[…]	[…]	[…]	[…]	[…]	[…]
	Tổng cộng					[…]

Lưu ý: Giá trên [đã bao gồm/chưa bao gồm] VAT và có hiệu lực trong [số ngày].

Thời gian giao hàng: [Thời gian dự kiến].

Thông số kỹ thuật và thông tin chi tiết của sản phẩm được gửi kèm trong báo giá. Quý khách cũng có thể tham khảo thêm thông tin sản phẩm tại [Website/Link sản phẩm].

Nếu cần thay đổi số lượng, model hoặc cấu hình, Quý khách vui lòng phản hồi email để chúng tôi hỗ trợ điều chỉnh báo giá phù hợp.

Trân trọng,

[Tên người gửi]
[Chức vụ] – [Tên công ty]
[Số điện thoại] | [Email]

Mẫu 3: Email gửi báo giá dịch vụ

Tiêu đề: Báo giá dịch vụ [Tên dịch vụ] – [Tên công ty]

Kính gửi [Tên khách hàng],

[Tên công ty] cảm ơn Quý khách đã quan tâm đến dịch vụ [Tên dịch vụ]. Dựa trên nhu cầu và phạm vi công việc đã trao đổi, chúng tôi xin gửi đến Quý khách báo giá dịch vụ như sau:

STT	Hạng mục dịch vụ	Nội dung thực hiện	Đơn vị	Chi phí (VNĐ)
1	[Hạng mục 1]	[Mô tả]	[…]	[…]
2	[Hạng mục 2]	[Mô tả]	[…]	[…]
3	[Hạng mục 3]	[Mô tả]	[…]	[…]
	Tổng cộng			[…]

Thời gian triển khai: [Thời gian].

Thời hạn hiệu lực báo giá: [Số ngày].

Điều kiện thanh toán: [Nội dung thanh toán].

Chi tiết về phạm vi công việc, tiến độ triển khai và các điều khoản liên quan được trình bày trong file báo giá đính kèm.

Nếu Quý khách có bất kỳ yêu cầu nào cần điều chỉnh về phạm vi hoặc thời gian thực hiện, vui lòng phản hồi email để chúng tôi tư vấn phương án phù hợp.

Trân trọng,

[Tên người gửi]
[Chức vụ] – [Tên công ty]
[Số điện thoại] | [Email]

Mẫu 4: Email gửi báo giá dự án cho khách hàng doanh nghiệp

Tiêu đề: Báo giá giải pháp [Tên dự án] – [Tên công ty]

Kính gửi [Tên khách hàng],

Cảm ơn Quý khách đã dành thời gian trao đổi với [Tên công ty] về nhu cầu triển khai [Tên dự án/Giải pháp].

Dựa trên các thông tin về quy mô, yêu cầu kỹ thuật và phạm vi công việc đã thống nhất, chúng tôi xin gửi đến Quý khách đề xuất giải pháp và báo giá chi tiết đính kèm email.

Báo giá bao gồm các hạng mục chính:

• [Hạng mục/Thiết bị 1]
• [Hạng mục/Thiết bị 2]
• [Hạng mục/Thiết bị 3]
• Chi phí triển khai/lắp đặt: […]
• Chi phí cấu hình và bàn giao: […]
• Chính sách bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật: […]

Tổng giá trị dự kiến: […] VNĐ
VAT: [Đã bao gồm/Chưa bao gồm]
Thời gian triển khai: […]
Thời hạn hiệu lực báo giá: […]

Chúng tôi đã xây dựng phương án dựa trên những yêu cầu hiện tại của dự án. Trong trường hợp Quý khách có thêm yêu cầu về kỹ thuật, ngân sách hoặc tiến độ, [Tên công ty] sẵn sàng trao đổi và điều chỉnh phương án để phù hợp hơn.

Rất mong nhận được phản hồi từ Quý khách để chúng ta có thể thống nhất các bước tiếp theo.

Trân trọng,

[Tên người gửi]
[Chức vụ] – [Tên công ty]
[Số điện thoại] | [Email]

Mẫu 5: Email gửi báo giá dịch vụ Logistics

Tiêu đề: Báo giá dịch vụ Logistics [Tuyến vận chuyển] – [Tên công ty]

Kính gửi [Tên khách hàng],

Cảm ơn Quý khách đã liên hệ và gửi yêu cầu báo giá dịch vụ Logistics đến [Tên công ty].

Dựa trên thông tin Quý khách cung cấp, chúng tôi xin gửi báo giá cho lô hàng [Tên hàng hóa] với thông tin dự kiến như sau:

Thông tin lô hàng:

• Loại hàng: [Tên/Loại hàng hóa]
• Hình thức vận chuyển: [Đường biển/Đường hàng không/Đường bộ]
• Tuyến vận chuyển: [POL] → [POD]
• Số lượng: [Số container/Số kiện]
• Kích thước/Trọng lượng: […]
• Khối lượng: […] CBM
• Điều kiện Incoterms: [FOB/EXW/CIF/DDP…]
• Thời gian dự kiến: [ETD/ETA nếu có]

Chi tiết báo giá:

STT	Hạng mục chi phí	Đơn vị	Đơn giá	Ghi chú
1	Cước vận chuyển chính	[…]	[…]	[…]
2	Phí địa phương tại cảng đi	[…]	[…]	[…]
3	Phí vận chuyển nội địa	[…]	[…]	[…]
4	Phí khai báo hải quan	[…]	[…]	[…]
5	Phụ phí khác	[…]	[…]	[…]
	Tổng cộng		[…]

Điều kiện áp dụng:

• Mức giá trên [đã bao gồm/chưa bao gồm] VAT.
• Báo giá có hiệu lực đến ngày [dd/mm/yyyy].
• Thời gian vận chuyển dự kiến: […]
• Điều kiện thanh toán: […]
• Các khoản phụ phí phát sinh ngoài phạm vi báo giá sẽ được thông báo và xác nhận với Quý khách trước khi thực hiện.
• Báo giá có thể được điều chỉnh nếu thông tin về hàng hóa, trọng lượng, tuyến vận chuyển hoặc thời gian vận chuyển thay đổi.

Quý khách vui lòng xem báo giá chi tiết trong file đính kèm. Nếu cần điều chỉnh tuyến vận chuyển, phương thức vận chuyển hoặc có thêm yêu cầu về dịch vụ, vui lòng phản hồi email để chúng tôi tư vấn phương án phù hợp.

Rất mong có cơ hội được đồng hành cùng Quý khách trong các hoạt động vận chuyển và Logistics trong thời gian tới.

Trân trọng,

[Tên người gửi]
[Chức vụ]
[Tên công ty]
[Số điện thoại]
[Email]
[Website]

Tham khảo thêm: Hợp đồng BCC là gì? Quy định, mẫu hợp đồng và lưu ý quan trọng (2026)

Hướng dẫn viết email gửi báo giá khách hàng thuyết phục – Tăng tỉ lệ chốt đơn

Một email báo giá hiệu quả không chỉ cung cấp mức giá mà còn cần giúp khách hàng hiểu rõ sản phẩm, giá trị nhận được và bước tiếp theo. Để tăng khả năng phản hồi và chốt đơn, dưới đây là hướng dẫn viết email gửi báo giá khách hàng thuyết phục, chuyên nghiệp:

Bước 1: Đặt tiêu đề email rõ ràng

Tiêu đề là phần đầu tiên khách hàng nhìn thấy khi nhận email. Vì vậy, tiêu đề nên thể hiện trực tiếp mục đích gửi email và nội dung báo giá.

Một số cách đặt tiêu đề phổ biến:

• Báo giá [Tên sản phẩm/Dịch vụ] – [Tên công ty]
• Gửi báo giá [Tên sản phẩm] theo yêu cầu
• Báo giá giải pháp [Tên giải pháp] – [Tên công ty]
• Báo giá [Tên dự án] – [Tên công ty]

Nên tránh những tiêu đề quá chung chung như “Báo giá”, “Gửi anh/chị” hoặc “Thông tin sản phẩm” vì khách hàng khó xác định nội dung email khi tìm kiếm lại sau này.

Bước 2: Mở đầu bằng lời chào và cảm ơn

Email nên bắt đầu bằng lời chào phù hợp với tên hoặc chức danh của người nhận. Sau đó, doanh nghiệp có thể gửi lời cảm ơn vì khách hàng đã quan tâm hoặc yêu cầu báo giá.

Ví dụ:

Kính gửi Quý khách hàng,

[Tên công ty] chân thành cảm ơn Quý khách đã quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ của chúng tôi. Dựa trên nhu cầu Quý khách đã trao đổi, chúng tôi xin gửi báo giá chi tiết như sau.

Nếu đã trao đổi với khách hàng trước đó, nên đề cập ngắn gọn đến nội dung đã trao đổi để email có tính cá nhân hóa và tạo sự liền mạch.

Bước 3: Nêu rõ sản phẩm hoặc dịch vụ được báo giá

Phần nội dung chính cần xác định chính xác sản phẩm, dịch vụ hoặc giải pháp mà khách hàng đang quan tâm. Với báo giá sản phẩm, nên cung cấp thêm mã sản phẩm, thương hiệu, cấu hình hoặc thông số quan trọng nếu cần thiết.

Đối với báo giá dịch vụ hoặc dự án, nên mô tả rõ phạm vi công việc và các hạng mục đã bao gồm trong báo giá.

Thông tin càng cụ thể thì khách hàng càng dễ đối chiếu giữa nhu cầu ban đầu và nội dung báo giá.

Bước 4: Trình bày bảng báo giá rõ ràng

Bảng báo giá nên được trình bày khoa học, ưu tiên những thông tin khách hàng cần quan tâm như tên sản phẩm, số lượng, đơn giá và thành tiền.

STT	Sản phẩm/Dịch vụ	Mã sản phẩm	Số lượng	Đơn giá (VNĐ)	Thành tiền (VNĐ)
1	[Tên sản phẩm]	[…]	[…]	[…]	[…]
2	[Tên sản phẩm]	[…]	[…]	[…]	[…]
	Tổng cộng				[…]

Nếu báo giá có nhiều sản phẩm hoặc hạng mục kỹ thuật, có thể gửi bảng báo giá chi tiết dưới dạng file PDF hoặc Excel và chỉ tóm tắt những thông tin quan trọng trong nội dung email.

Bước 5: Ghi rõ các điều kiện báo giá

Đây là phần thường bị bỏ qua nhưng lại rất quan trọng, đặc biệt với các giao dịch B2B hoặc đơn hàng có giá trị lớn.

Email nên nêu rõ:

• Giá đã bao gồm hay chưa bao gồm VAT.
• Số lượng sản phẩm/dịch vụ.
• Thời gian giao hàng hoặc triển khai.
• Điều kiện và phương thức thanh toán.
• Thời hạn hiệu lực của báo giá.
• Chính sách bảo hành.
• Chi phí vận chuyển, lắp đặt hoặc các chi phí phát sinh nếu có.

Việc thể hiện rõ các điều kiện này giúp hạn chế hiểu nhầm và giúp khách hàng có đầy đủ thông tin trước khi xác nhận đơn hàng.

Bước 6: Đính kèm tài liệu liên quan

Tùy từng trường hợp, email báo giá có thể đính kèm:

• File báo giá chi tiết.
• Catalogue sản phẩm.
• Hồ sơ năng lực doanh nghiệp.
• Tài liệu kỹ thuật.
• Chính sách bảo hành.
• Đề xuất giải pháp.
• Hình ảnh hoặc tài liệu tham khảo.

Tên file nên được đặt rõ ràng, chẳng hạn: Bao-gia-[Ten-san-pham]-[Ten-cong-ty].pdf để khách hàng dễ nhận biết và tìm lại khi cần.

Bước 7: Đưa ra lời kêu gọi hành động

Một email báo giá chuyên nghiệp nên có bước tiếp theo rõ ràng thay vì kết thúc đơn thuần bằng lời cảm ơn.

Doanh nghiệp có thể đề nghị khách hàng:

• Phản hồi nếu cần điều chỉnh báo giá.
• Xác nhận số lượng sản phẩm.
• Xác nhận cấu hình hoặc phương án.
• Đặt lịch trao đổi thêm.
• Xác nhận để tiến hành đơn hàng.

Ví dụ:

Nếu Quý khách cần điều chỉnh về số lượng, cấu hình hoặc phạm vi dịch vụ, vui lòng phản hồi email để chúng tôi hỗ trợ và cập nhật báo giá phù hợp.

Bước 8: Kết thúc bằng chữ ký chuyên nghiệp

Chữ ký nên có đầy đủ thông tin giúp khách hàng dễ dàng liên hệ lại, bao gồm:

[Tên người gửi]
[Chức vụ]
[Tên công ty]
[Số điện thoại] | [Email]
[Website]
[Địa chỉ công ty]

Một chữ ký thống nhất với nhận diện thương hiệu cũng giúp email chuyên nghiệp và tăng mức độ tin cậy đối với khách hàng.

Kết Luận

Một email gửi báo giá chuyên nghiệp không chỉ cần đầy đủ thông tin về sản phẩm, dịch vụ và chi phí mà còn phải thể hiện sự rõ ràng, chuyên nghiệp và phù hợp với nhu cầu của từng khách hàng. Hy vọng 5 mẫu email gửi báo giá khách hàng trên sẽ giúp bạn dễ dàng xây dựng nội dung phù hợp cho từng tình huống, từ báo giá sản phẩm, dịch vụ đến các dự án doanh nghiệp.