Hội nghị truyền hình là xu hướng đang được ưa chuộng hiện nay. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động, các thiết bị hội nghị truyền hình có thể xảy ra nhiều tình trạng không như mong muốn, gặp các vấn đề khác.
Để tổ chức thành công các cuộc họp hội nghị truyền hình, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện để cuộc họp diễn ra thành công nhất. Khi không đáp ứng được các yêu cầu cơ bản này, có thể xuất hiện một số vấn đề khiến chất lượng cuộc họp, hội nghị, hội thảo trực tuyến không đảm bảo.
Cùng Tân Phát tìm hiểu một số vấn đề thường gặp khi sử dụng các thiết bị hội nghị truyền hình.
Cơ sở hạ tầng – hệ thống thiết bị
Để cuộc họp, hội thảo, hội nghị truyền hình trực tuyến diễn ra suôn sẻ, chất lượng âm thanh, hình ảnh được truyền đi tốt thì các phòng họp hay các điểm cầu trong hệ thống kết nối cần được đồng bộ hoá và đạt chuẩn cơ sở hạ tầng. Các thiết bị loa, micro, màn hình chiếu,… cần được đảm bảo chất lượng, được đầu tư đầy đủ.
Các doanh nghiệp cần lắp đặt các phòng họp với cùng một nền tảng kỹ thuật, một hệ thống âm thanh/hình ảnh để có sự đồng bộ cao.
Sự ổn định của đường truyền, băng thông Internet
Bên cạnh yêu cầu về hệ thống thiết bị âm thanh, hình ảnh đạt chuẩn và được đồng bộ hóa thì các thiết bị cũng cần có sự kết nối với nhau và kết nối đến các phòng họp/điểm cầu khác một cách ổn định qua mạng Internet. Đó có thể là đường truyền Wifi, hay các mạng WAN, LAN…
Chỉ có đường truyền, băng thông Internet ổn định thì chất lượng âm thanh, hình ảnh mới cao, cũng như tốc độ load tài liệu, video mới nhanh chóng. Việc đường truyền , tín hiệu Internet kém có thể dẫn đến việc gián đoạn cuộc họp, hội nghị, làm tốn nhiều thời gian.
Doanh nghiệp khi đầu tư cần chọn nhà mạng, gói mạng ổn định. Lắp đặt hệ thống thiết bị phần cứng có yêu cầu băng thông không vượt quá mức tối đa truyền tải. Nếu có thể sử dụng một đường truyền riêng cho hội nghị truyền hình là tốt nhất.
Ngoài ra, trước khi lắp đặt các thiết bị hội nghị truyền hình, nhân viên kỹ thuật cần kiểm tra chất lượng đường truyền, đảm bảo các thiết bị hạ tầng đã kết nối với Internet.
Lúng túng, thiếu chuyên nghiệp trong kỹ thuật tổ chức hội nghị truyền hình
Khi thiết bị phần cứng và các phần mềm xảy ra trục trặc, nhiễu sóng, gián đoạn… trong cuộc họp, bộ nhận kỹ thuật cần xử lý ngay, tránh việc lúng túng gây mất thời gian.
Để đảm bảo việc tổ chức hội nghị truyền hình, doanh nghiệp nên có bộ phận kỹ thuật riêng. Các nhân viên kỹ thuật cần có kiến thức và kỹ năng xử lý chuyên nghiệp trước các rủi ro âm thanh, truyền hình, đường kết nối…
Ngoài ra, các nhân viên, bao gồm cả bộ phận kỹ thuật và các bộ phận khác nên được tập huấn sử dụng thành thạo phần mềm tổ chức cuộc họp trực tuyến, hội nghị truyền hình của công ty. Một số phần mềm để tổ chức hội nghị trực tuyến phổ biến như: Zoom Cloud Meeting, TeamWork, Google Meet, Microsoft Teams…
Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng khi tổ chức hệ thống các thiết bị hội nghị truyền hình chuyên nghiệp, hệ thống phức tạp, cồng kềnh hay người tham gia cần giỏi về công nghệ. Thực tế hiện nay, hệ thống đầy đủ thiết bị, tiện ích nhưng rất nhỏ gọn, thân thiện với các phòng họp có quy mô nhỏ, vừa, lớn, việc cài đặt bảo trì thiết bị hệ thống đều có đội ngũ lắp đặt chuyên nghiệp.
Bạn cần lắp đặt các thiết bị hội nghị truyền hình một cách chuyên nghiệp, hoạt động trơn trò, liên hệ ngay Tân Phát để được tư vấn về các dòng thiết bị hội nghị truyền hình phù hợp.