Phòng họp là nơi diễn ra những cuộc họp quan trọng với nhân viên, đối tác, khách hàng. Nó không chỉ ảnh hưởng đến quá trình vận hành của công ty mà còn giúp xây dựng hình ảnh doanh nghiệp, truyền cảm hứng cho nhân viên, đối tác, khách hàng. Vậy làm sao để có thể sở hữu một phòng họp hiện đại chuyên nghiệp? Khi thiết kế phòng họp cần chú ý những tiêu chuẩn nào? Cùng Tân Phát tìm hiểu chi tiết qua bài viết sau đây!
10 tiêu chuẩn vàng khi thiết kế phòng họp cần lưu ý
Tiêu chuẩn về diện tích phòng họp
Đây là một trong những yếu tố rất quan trọng cần chú ý khi thiết kế phòng họp đẹp. Diện tích phòng họp lớn hay nhỏ phụ thuộc vào nhu cầu sử dụng, số lượng nhân sự của doanh nghiệp nhưng vẫn đảm bảo tiêu chuẩn. Về cơ bản có 3 loại phòng họp: phòng họp nhỏ, phòng họp vừa, phòng họp lớn tương ứng với tiêu chuẩn diện tích khác nhau.
- Phòng họp nhỏ có diện tích tối thiểu 20m2 với sức chứa tối đa 10-20 người.
- Phòng họp vừa có diện tích tối thiểu 40m2 với sức chứa tối đa 20-50 người.
- Phòng họp lớn có diện tích tối thiểu cần đảm bảo 0.8m2/ người và có sức chứa từ 50-200 người.
Tiêu chí về vị trí đặt phòng họp
Không gian phòng họp lý tưởng có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cuộc họp. Một không gian làm việc chuyên nghiệp hiện đại tác động lớn đến cảm xúc của các thành viên trong cuộc họp, là nguồn cảm hứng giúp làm việc hiệu quả hơn. Vậy nên khi thiết kế phòng họp cần chú ý đến vị trí đặt phòng cần đảm bảo khoa học cũng đáp ứng yếu tố phong thủy.
- Không gian thoáng đãng, có nhiều ánh sáng tự nhiên: Nên gần văn phòng làm việc khác, có lối đi rộng rãi thuận tiện cho việc đi lại của các phòng ban.
- Đảm bảo yên tĩnh, có không gian riêng: Không ảnh hưởng bởi tiếng ồn của các phòng ban khác đồng thời không ảnh hưởng tới phòng ban khác. Thông thường phòng họp được bố trí ở 1 tầng riêng ít nơi qua lại đảm bảo yên tĩnh, không để tiếng ồn ảnh hưởng tới cuộc họp.
- Không nên bố trí phòng họp ở tầng quá cao hay tầng quá thấp sẽ tốn thời gian di chuyển tạo sự thiếu chuyên nghiệp. Nên ưu tiên đặt phòng họp ở vị trí trung tâm của tòa nhà.
- Nếu doanh nghiệp thường xuyên có cuộc họp với đối tác thì nên bố trí phòng họp dễ tìm kiếm để khách hàng thuận lợi tìm tiếp cận.
- Theo phong thủy vị trí đặt phòng họp tốt nhất là ở giữa hoặc cuối văn phòng. Không nên đặt phòng họp ngay sát cửa chính bởi dễ bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn gây mất tập trung, thiếu chuyên nghiệp.
Tiêu chuẩn cửa ra vào phòng họp
Cửa ra vào phòng họp cần được bố trí phù hợp với diện tích không gian. Nếu phòng họp có diện tích nhỏ hơn 20m2 chỉ cần thiết kế 1 cửa ra vào. Còn nếu phòng họp có diện tích lớn trên 20m2 nên thiết kế 2 cửa ra vào để đáp ứng nhu cầu ra vào của mọi người.
Tiêu chuẩn chiều cao của phòng họp
Một không gian thoáng đãng, rộng rãi giúp các thành viên trong cuộc họp cảm thấy thoải mái, dễ chịu hơn. Phòng họp nên có chiều cao trần tối thiểu là 3m2 đảm bảo độ cao ráo, rộng rãi cho những hoạt động khác nhau được diễn ra thoải mái.
Tiêu chuẩn thiết kế nội thất phòng họp
Phòng họp thường có những nội thất cơ bản như: bàn ghế họp, tủ đựng tài liệu, loa, bục phát biểu,… Tùy thuộc vào quy mô phòng họp mà có sự điều chỉnh phù hợp.
Nội thất phòng họp cần đảm bảo:
- Đồng bộ, thống nhất thể hiện sự chuyên nghiệp nghiêm túc.
- Nội thất phòng họp thể hiện được dấu ấn thương hiệu, uy tín, bộ mặt quy mô tổ chức của doanh nghiệp.
- Đúng mục đích sử dụng, tính chất cuộc họp. Nếu cuộc họp với khách hàng cần thể hiện sự chuyên nghiệp quy mô. Nếu với lãnh đạo cấp cao của công ty đối tác cần phải thiết kế sang trọng cao cấp. Nếu là phòng họp với nhân viên, thành viên trong nhóm cần thể hiện được sự gần gũi, bình đẳng.
- Mang đến sự thoải mái dễ chịu nâng cao hiệu quả cuộc họp.
Tiêu chuẩn nội thất phòng họp
- Kiểu dáng nội thất: Tùy chọn nội thất phù hợp với phong cách thiết kế cũng như tính chất cuộc họp
- Kích thước: Bàn họp có kích thước tương ứng với số người tham gia cuộc họp, đạt kích thước tiêu chuẩn phù hợp với không gian, vóc dáng người sử dụng.
- Bàn phòng họp: Thường được thiết kế hình oval, hình tròn, bầu dục hoặc uốn lượn mềm mại mang ý nghĩa quy tụ may mắn, tài lộc. Nếu sử dụng bàn chữ nhật thì nên có viền bo 4 cạnh để không có sát khí tại 4 góc.
- Ghế họp: Kiểu dáng đơn giản, nhỏ gọn giúp tiết kiệm diện tích và cần có sự liên kết giữa bàn ghế. Nên lựa chọn chất liệu nệm da hay lưới, màu sắc tùy ý nhưng chỉ nên lựa chọn một loại thể hiện sự chuyên nghiệp.
- Chất liệu bàn: Làm bằng gỗ tự nhiên hoặc gỗ công nghiệp cao cấp có kiểu dáng hiện đại thể hiện sự đẳng cấp, sang trọng.
- Màu sắc nội thất: Tùy thuộc vào phong cách thiết kế, quy mô doanh nghiệp mà lựa chọn gam màu phù hợp. Nên lựa chọn màu sắc gần gũi, nhẹ nhàng tạo sự nghiêm túc không làm người họp phân tâm đồng thời hài hòa với không gian tổng thể.
- Cách bố trí: Vị trí người chủ trì cuộc họp được thiết kế tựa lưng vào tường, hướng ra cửa phòng tạo tầm nhìn bao quát tổng thể. Nên bố trí ghế đơn ở góc phòng để phục vụ những khách mời, nhân viên hoặc người không tham gia trực tiếp cuộc họp.
Tiêu chuẩn thiết kế âm thanh, ánh sáng phòng họp
- Tiêu chuẩn ánh sáng: Bố trí hệ thống máy chiếu, màn chiếu, màn hình có kích thước lớn có dây nối với máy tính. Hệ thống ánh sáng phải được bố trí vừa đủ với chiết áp để giảm ánh sáng khi thành viên trong cuộc họp xem tài liệu trên màn hình máy tính, máy chiếu. Đồng thời tăng ánh sáng khi họ muốn đọc tài liệu. Nên sử dụng rèm che cửa sổ khi họp tránh gây mất tập trung.
- Thiết bị âm thanh: Sử dụng loa nhỏ được bố trí ở phía trước hoặc sau phòng họp đảm bảo ai cũng nghe rõ. Hệ thống âm thanh cần đảm bảo độ chân thực, rõ ràng.
- Tận dụng ánh sáng tự nhiên: Thiết kế phòng họp không gian mở để có thể tận dụng tối đa nguồn ánh sáng tự nhiên. Thiết kế nhiều ô cửa kính để đón ánh sáng tự nhiên kết hợp ánh sáng nhân tạo của đèn điện giúp không gian thêm rộng rãi.
Tiêu chuẩn về cách âm phòng họp
Phòng họp là nơi diễn ra những cuộc họp, trao đổi quan trọng ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp. Đây là nơi trao đổi thông tin có tính bảo mật cao. Ngoài sự yên tĩnh không bị ảnh hưởng bởi âm thanh bên ngoài thì phòng họp cần được xử lý để đạt tiêu chuẩn cách âm. Có thể thiết kế bằng cách dùng vật liệu cách âm chống ồn như: thạch cao, vách ngăn cách bằng bông thủy tinh, cách âm cho sàn, cách âm trần, cách âm tường,…
Tiêu chuẩn về thông gió phòng họp
Phòng họp cần đảm bảo sự thoáng đãng dễ chịu. Nên bố trí quạt thông gió hoặc hệ thống điều hòa hợp lý. Ngoài ra, với thiết kế không gian mở có thể giúp không gian trở nên thoáng đãng hơn.
Trang trí phòng họp
Cần trang trí phòng hạt theo các tiêu chuẩn đảm bảo tính thẩm mỹ, công năng hài hòa với tổng thể. Sự tỉ mỉ, tinh tế trong từng thiết kế, bài trí từng món đồ tạo nên sự chuyên nghiệp thể hiện dấu ấn doanh nghiệp tốt trong mắt khách hàng, đối tác.
Yếu tố về phong thủy phòng họp
Yếu tố phong thủy thể hiện trong việc lựa chọn sắp xếp đồ nội thất
- Đồ nội thất nên sử dụng đồ có hình tròn, oval với những đường cong mềm mại mang đến sự sang trọng, nghiêm túc lại có ý nghĩa hội tụ tài lộc. Tuyệt đối không đặt bàn họp dưới xà ngang.
- Đồ trang trí: Nên sử dụng chậu cây tươi, vật phong thủy, cây may mắn làm tăng sức sống, giảm căng thẳng trong các cuộc họp.
Trên đây là 10 tiêu chuẩn vàng khi thiết kế phòng họp chuyên nghiệp bạn cần lưu ý. Hi vọng với những chia sẻ của chúng tôi bạn sẽ có cho mình những kiến thức cơ bản để sở hữu một phòng họp chuyên nghiệp thể hiện quy mô, đẳng cấp của doanh nghiệp.