Trong các doanh nghiệp, giấy đề nghị thanh toán là chứng từ quan trọng giúp nhân viên yêu cầu công ty hoàn trả các khoản tạm ứng, chi phí công tác, mua sắm hoặc thanh toán dịch vụ. Để giúp bạn sử dụng nhanh và đúng chuẩn kế toán – hành chính, bài viết dưới đây cung cấp mẫu giấy đề nghị thanh toán chuẩn nhất 2026, kèm hướng dẫn cách viết chi tiết.
Giấy đề nghị thanh toán là gì? Dùng khi nào?
Giấy đề nghị thanh toán là một biểu mẫu hành chính dùng trong doanh nghiệp để nhân viên, bộ phận hoặc cá nhân có liên quan đề xuất thanh toán các khoản chi phí phát sinh trong quá trình làm việc. Văn bản này ghi rõ số tiền cần thanh toán, mục đích chi, căn cứ chứng từ kèm theo và người chịu trách nhiệm đề nghị.
Mẫu giấy giúp doanh nghiệp quản lý tài chính minh bạch hơn, đảm bảo mọi khoản chi đều có chứng cứ – có người đề xuất – có người phê duyệt.
Giấy đề nghị thanh toán được sử dụng khi nào?
Doanh nghiệp thường dùng giấy đề nghị thanh toán trong các trường hợp sau:
- Thanh toán công tác phí: tiền ăn, ở, di chuyển khi nhân viên đi công tác.
- Hoàn ứng tạm ứng: khi nhân viên đã tạm ứng tiền trước và cần quyết toán sau khi hoàn thành nhiệm vụ.
- Thanh toán mua sắm vật tư – trang thiết bị: văn phòng phẩm, dụng cụ, chi phí hỗ trợ công việc.
- Thanh toán các khoản chi dịch vụ: hóa đơn điện, nước, internet, thuê ngoài…
- Thanh toán chi phí tiếp khách, marketing, sự kiện theo đề xuất của phòng ban.
Nhờ có giấy đề nghị thanh toán, doanh nghiệp dễ kiểm soát dòng tiền, hạn chế thất thoát và đảm bảo quy trình phê duyệt chi phí được thực hiện đúng, đủ và minh bạch.
Tham khảo thêm: Mẫu giấy vay tiền viết tay hợp pháp đơn giản, ngắn gọn
4 Mẫu giấy đề nghị thanh toán chuẩn (Mẫu 05-TT)
Hiện nay, Mẫu giấy đề nghị thanh toán thường được hiểu là Mẫu số 05-TT ban hành kèm theo các Thông tư hướng dẫn chế độ kế toán khác nhau. Mỗi thông tư sẽ có đặc điểm và đối tượng áp dụng riêng, nhưng đều dùng để lập giấy đề nghị thanh toán các khoản chi phí đã phát sinh và làm căn cứ hạch toán, thanh toán trong nội bộ đơn vị, doanh nghiệp.
Mẫu đề nghị thanh toán theo Thông tư 200
Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế. Mẫu số 05-TT theo Thông tư 200 là biểu mẫu giấy đề nghị thanh toán được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp lớn và vừa.
Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo Thông tư 133
Thông tư 133/2016/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Mẫu số 05-TT ban hành kèm theo Thông tư này có cấu trúc tương tự nhưng thiết kế đơn giản hơn, phù hợp với quy mô kế toán của doanh nghiệp nhỏ.
Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo Thông tư 107
Thông tư 107/2017/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán đối với đơn vị hành chính sự nghiệp, trong đó có biểu mẫu C42-BB – Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng/thanh toán nội bộ.
Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo Thông tư 79
Thông tư 79/2019/TT-BTC hướng dẫn về quản lý, thanh toán vốn đầu tư từ nguồn ngân sách Nhà nước. Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo Thông tư 79 được sử dụng chủ yếu trong hoạt động thanh toán cho các dự án đầu tư công, vốn sự nghiệp hoặc các khoản thanh toán liên quan ngân sách.
Tham khảo thêm: Mẫu giấy đặt cọc mua đất viết tay: Hướng dẫn viết chi tiết
Cách viết giấy đề nghị thanh toán đúng chuẩn
Để giấy đề nghị thanh toán hợp lệ, được kế toán chấp nhận và lãnh đạo duyệt chi nhanh chóng, bạn cần đảm bảo đầy đủ các nội dung sau:
Ghi thông tin người đề nghị thanh toán
Ghi thông tin người đề nghị thanh toán là phần bắt buộc để xác định ai là người chịu trách nhiệm cho khoản chi. Bao gồm:
- Họ và tên
- Bộ phận/phòng ban
- Chức vụ
- Số điện thoại liên hệ (nếu doanh nghiệp yêu cầu)
Thông tin phải chính xác tuyệt đối để thuận tiện cho việc đối chiếu và xác minh.
Thời gian lập giấy
Ghi rõ: Ngày – tháng – năm lập giấy đề nghị thanh toán. hần này rất quan trọng vì ảnh hưởng tới kỳ hạch toán, quyết toán và lưu trữ chứng từ.
Nội dung đề nghị thanh toán
Trình bày lý do đề nghị thanh toán, thường là:
- Thanh toán chi phí công tác
- Thanh toán hóa đơn mua hàng
- Thanh toán dịch vụ
- Hoàn ứng tạm ứng
- Chi phí tiếp khách, hội họp
- Các khoản chi phí đặc thù khác
Cần viết ngắn gọn nhưng rõ ràng, nêu đúng mục đích và thời điểm phát sinh chi phí.
Số tiền đề nghị thanh toán
Ghi:
- Số tiền bằng số
- Số tiền bằng chữ (để tránh nhầm lẫn hoặc chỉnh sửa)
Nếu có nhiều hóa đơn, nên liệt kê hoặc đính kèm bảng kê chi tiết.
Tham khảo thêm: Mẫu giấy giới thiệu công ty: Cách viết Download mẫu chuẩn nhất 2026
Danh mục chứng từ kèm theo
Đây là phần quan trọng nhất để kế toán xác minh khoản chi. Ví dụ:
- Hóa đơn GTGT
- Phiếu thu/phiếu chi
- Vé máy bay, hóa đơn khách sạn
- Hợp đồng, biên bản nghiệm thu
- Bảng kê công tác
- Phiếu tạm ứng (nếu có)
Cần ghi số lượng chứng từ, tên chứng từ, ngày ban hành, đơn vị phát hành.
Trường hợp thanh toán tạm ứng
Nếu có tạm ứng trước:
- Ghi số tiền đã tạm ứng
- Ghi số tiền đã chi thực tế
- Số tiền đề nghị thanh toán thêm hoặc hoàn lại công ty
Ví dụ:
- Tạm ứng: 5.000.000đ
- Chi thực tế: 4.600.000đ → Hoàn ứng: 400.000đ
Chữ ký xác nhận
Một giấy đề nghị thanh toán hợp lệ cần đủ các chữ ký sau:
- Người đề nghị thanh toán
- Kế toán kiểm tra
- Kế toán trưởng
- Giám đốc/Người duyệt chi
Một số doanh nghiệp có thêm:
- Người trực tiếp kiểm tra chứng từ
- Thủ quỹ (khi thanh toán tiền mặt)
Thiếu chữ ký nào, kế toán có quyền từ chối thanh toán.
Đóng dấu
Doanh nghiệp tư nhân thường không bắt buộc. Tuy nhiên, đối với:
- Đơn vị hành chính sự nghiệp
- Doanh nghiệp nhà nước
- Hồ sơ thanh toán dự án
→ Phải đóng dấu đỏ để hợp thức hóa chứng từ.
Tham khảo thêm: [Download] Mẫu giấy đi đường chuẩn nhất 2026
Lưu ý khi lập giấy đề nghị thanh toán
Để hạn chế sai sót và giúp bộ phận kế toán xử lý nhanh chóng, bạn cần nắm rõ một số lưu ý quan trọng dưới đây. Những điểm này không chỉ giúp giấy đề nghị thanh toán hợp lệ mà còn đảm bảo chi phí của bạn được duyệt trong thời gian sớm nhất.
- Điền thông tin chính xác và đầy đủ: Họ tên, phòng ban, mã nhân viên, lý do thanh toán, số tiền… phải trùng khớp với chứng từ kèm theo.
- Đính kèm đầy đủ chứng từ hợp lệ: Hóa đơn đỏ, phiếu thu, hợp đồng, bảng kê, biên bản nghiệm thu… tùy loại chi phí. Thiếu chứng từ → có thể bị từ chối.
- Hóa đơn phải hợp lệ theo quy định thuế: Kiểm tra ngày hóa đơn, mã số thuế, tên công ty, địa chỉ, số tiền, VAT… để đảm bảo được tính vào chi phí hợp lý.
- Lý do thanh toán phải cụ thể: Ghi rõ “mua văn phòng phẩm”, “chi phí công tác tại tỉnh A”, “chi tea-break hội thảo”… tránh ghi chung chung như “chi phí phát sinh”.
- Số tiền đề nghị phải khớp hoàn toàn: Đối chiếu số tiền trên giấy đề nghị với hóa đơn, chứng từ. Không khớp → kế toán sẽ không duyệt.
- Ngày đề nghị thanh toán phải hợp thời điểm: Nên nộp sớm sau khi phát sinh chi phí. Nộp quá trễ có thể bị chuyển sang kỳ sau hoặc không được thanh toán.
- Ký đúng người, đúng thẩm quyền: → Người đề nghị → Trưởng bộ phận → Kế toán kiểm soát → Giám đốc (đối với khoản chi lớn)
- Giữ bản sao hoặc chụp lại chứng từ: Phòng trường hợp chứng từ gốc thất lạc hoặc cần đối chiếu sau này.
- Nếu là đề nghị hoàn ứng: Ghi rõ số tiền tạm ứng, số tiền đã chi và số tiền còn lại phải hoàn trả.
- Nếu là chi công tác phí: Nên kèm theo lịch trình công tác, bảng kê chi phí, xác nhận nơi đến (nếu công ty yêu cầu).
Tham khảo thêm: Mẫu giấy cam kết: Cách viết và Download +10 mẫu chuẩn nhất 2026
FAQs
1. Giấy đề nghị thanh toán có bắt buộc không?
Có. Trong đa số doanh nghiệp, giấy đề nghị thanh toán là chứng từ bắt buộc khi nhân viên cần thanh toán chi phí hoặc hoàn ứng. Đây là căn cứ để:
- Kế toán kiểm tra tính hợp lệ của khoản chi
- Lãnh đạo duyệt chi
- Lưu trữ hồ sơ theo quy định của pháp luật
Không có giấy đề nghị thanh toán → kế toán có quyền từ chối xử lý.
2. Có cần hóa đơn đỏ không?
Tùy từng loại chi phí:
- Chi phí nhỏ, phát sinh lẻ (gửi xe, mua văn phòng phẩm nhỏ, nước uống…)
→ Có thể không yêu cầu hóa đơn đỏ; thay thế bằng hóa đơn bán lẻ, phiếu thu, hoặc bảng kê. - Chi phí lớn, chi phí dịch vụ, mua sắm tài sản
→ Bắt buộc có hóa đơn GTGT (hóa đơn đỏ) để hợp lệ theo luật Thuế và kế toán.
Lưu ý: Không có hóa đơn → khoản chi có thể không được tính vào chi phí hợp lý khi quyết toán thuế.
3. Nộp giấy đề nghị thanh toán khi nào?
Tùy quy trình từng công ty, nhưng thường:
- Ngay sau khi hoàn thành công việc, chuyến công tác hoặc nhận đủ chứng từ
- Hoặc cuối kỳ, trước ngày chốt công nợ / chốt hồ sơ kế toán tháng
- Với khoản tạm ứng → phải nộp ngay sau khi chi thực tế để hoàn ứng đúng hạn
Nộp trễ có thể ảnh hưởng đến kỳ hạch toán hoặc bị từ chối thanh toán.
4. Giấy đề nghị thanh toán có thể viết tay không?
Có, nhưng không khuyến khích. Lý do:
- Không đồng bộ thông tin
- Dễ sai sót
- Khó lưu trữ và kiểm tra
- Dễ thiếu nội dung quan trọng
Doanh nghiệp thường yêu cầu dùng mẫu có sẵn theo Thông tư 200, 133 hoặc mẫu nội bộ để đảm bảo đầy đủ chứng từ.
5. Giấy đề nghị thanh toán có cần giám đốc ký không?
Tùy quy định từng doanh nghiệp:
- Khoản chi nhỏ → Trưởng bộ phận hoặc kế toán trưởng duyệt là đủ
- Khoản chi trung bình – lớn → Giám đốc phải ký duyệt
- Khoản chi liên quan thanh toán hợp đồng, tài sản, dự án → Bắt buộc phải có chữ ký của giám đốc
Một số doanh nghiệp dùng hệ thống phê duyệt điện tử, giám đốc có thể ký duyệt online.
Kết luận
Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo đúng quy định của Bộ Tài Chính là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý chi phí minh bạch, đúng chuẩn và dễ kiểm soát. Việc sử dụng đúng mẫu (thông tư 200 – 133 – 107 – 79) không chỉ hỗ trợ kế toán hạch toán chính xác mà còn giúp nhân viên hoàn tất thủ tục nhanh chóng, tránh sai sót và rút ngắn thời gian xử lý.
Hy vọng rằng các mẫu tải về và hướng dẫn chi tiết trong bài đã giúp bạn dễ dàng lập giấy đề nghị thanh toán đúng chuẩn, đúng nhu cầu công việc.
Công ty Cổ Phần Đầu Tư Thương Mại Quốc Tế Tân Phát được thành lập từ năm 2015 với định hướng tập trung cung cấp cho khách hàng các sản phẩm, giải pháp với chất lượng tốt, giá cả cạnh tranh, dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng tin cậy chuyên sâu trong lĩnh vực âm thanh hình ảnh.