Trong thời kỳ đại dịch, nhân viên tại nhiều công ty đã bị đảo lộn môi trường làm việc khi hàng triệu người rời văn phòng để làm việc từ xa. Hơn hai năm sau, công việc kết hợp đã trở thành một công việc cố định lâu dài, với các công ty và nhân viên của họ sử dụng các công cụ cho các cuộc họp trực tuyến. Tuy nhiên, nhiều người tiếp tục gặp phải tình trạng mệt mỏi khi họp từ xa hoặc điều phổ biến được đặt ra là “Zoom fatigue.”.
Trên toàn cầu, 40% người lao động hiện dành nhiều thời gian cho các cuộc gọi điện video hơn so với năm 2021, nhiều người cảm thấy kiệt sức vào cuối ngày làm việc. Các triệu chứng của mệt mỏi khi họp từ xa bao gồm đau đầu, đau cơ thể, mờ mắt, mệt mỏi về tinh thần và thể chất. Những điều này cuối cùng dẫn đến thiếu động lực, năng suất thấp và giảm sự gắn bó của nhân viên, điều này có hại cho doanh nghiệp.
Các nhà lãnh đạo cần hiểu nguyên nhân và tác động của sự mệt mỏi trong cuộc họp từ xa và cách họ có thể giúp nhân viên của mình phát triển mạnh mẽ trong một thế giới công việc kết hợp nơi video đã trở thành một công cụ quan trọng để họp trực tuyến.
Nguyên nhân phổ biến của sự mệt mỏi khi họp trực tuyến
Theo một nghiên cứu của Đại học Stanford , có 4 nguyên nhân phổ biến gây ra cảm giác mệt mỏi khi họp trực tuyến:
Giao tiếp bằng mắt cận cảnh quá mức:
Trong bối cảnh thực tế, những người tham gia cuộc họp thường ngồi cách nhau một khoảng có thể chấp nhận được và không bao giờ duy trì giao tiếp bằng mắt một cách cứng nhắc. Tuy nhiên, trong một cuộc họp trực tuyến, chúng ta dường như đang ngồi cách nhau bằng hai chân và nhìn chằm chằm vào mắt nhau trong thời gian dài. Điều này, ở mức độ tâm lý, gây ra phản ứng lo lắng .
Liên tục nhìn vào màn hình
Dành một phần đáng kể thời gian trong ngày cho các cuộc gọi điện video được ví như việc soi gương cho những câu thần chú dài. Chúng ta không chỉ cảm thấy bị người khác đánh giá liên tục trong một cuộc họp trực tuyến, mà còn trở nên siêu nhận thức về ngoại hình và tư thế của mình, kiệt sức bởi áp lực xã hội nhận thức để xuất hiện theo một cách nào đó trên máy ảnh.
Giảm khả năng di chuyển trong các cuộc họp video
Bởi vì chúng ta cần phải ở trong khuôn khổ của webcam, chúng ta có xu hướng di chuyển ít hơn trong các cuộc gọi điện video, ngồi thẳng lưng và cố gắng không bồn chồn để không bị phân tâm hoặc buồn chán. Sự bất động này gây ra một thiệt hại về thể chất cho cơ thể chúng ta, thêm vào đó là sự kiệt sức của chúng ta.
Tiếp xúc với các kích thích quá mức
Người tham gia cuộc họp ảo cần phân tích thêm thông tin thị giác và thính giác. Chúng ta phải giải mã ai đang nói, quan sát nét mặt và ngôn ngữ cơ thể, đồng thời lắng nghe cẩn thận giọng điệu đồng thời liên tục chú ý đến hình nền trên màn hình của đồng nghiệp. Tất cả những yếu tố này có thể khiến bạn mệt mỏi về tinh thần.
Một số cách cải thiện sự mệt mỏi trong các cuộc họp trực tuyến
Với tư cách là người quản lý hoặc lãnh đạo, bạn có thể làm gì để đơn giản hóa các cuộc họp ảo cho nhân viên của mình? Dưới đây là một vài lời khuyên:
Tổ chức các cuộc họp có mục đích
Trong thời gian đầu bắt đầu làm việc từ xa, nhiều nhà quản lý đã sử dụng quá mức các công cụ hội nghị truyền hình, bù đắp quá mức cho việc nhân viên không có mặt tại văn phòng. Giờ đây, các công ty đã nhận thức được sự mệt mỏi của Zoom, họ sẽ lưu tâm hơn nhiều đến việc sắp xếp quá nhiều cuộc họp.
Trước khi lên lịch một cuộc họp:
- Cân nhắc xem nó có cần thiết để bắt đầu không.
- Nếu đúng như vậy, hãy ghi nhớ mục tiêu rõ ràng khi thiết lập chương trình làm việc.
- Cho phép người tham gia giúp xác định và xem xét nó, để họ chuẩn bị tốt để tham gia vào chủ đề.
Rút ngắn thời gian họp
Các cuộc họp của bạn không phải mặc định là 30 phút hoặc một giờ theo lịch định sẵn. Hãy thử làm cho chúng ngắn gọn, tập trung cao độ và tốc độ tự nhiên – cuộc thảo luận nên diễn ra nhanh chóng trong khi vẫn cho phép mọi người tham gia một cách có ý nghĩa.
Cân nhắc chia sẻ đoạn video hoặc đoạn âm thanh trước cuộc họp về bản trình bày của bạn và sử dụng cuộc họp làm phản hồi hoặc phiên Hỏi và Đáp. Điều này sẽ đảm bảo những người tham gia được chuẩn bị tốt và có nhiều thời gian cộng tác hơn.
Tổ chức cuộc họp ít người nhất có thể và chỉ định vai trò
Hãy cân nhắc khi gửi lời mời họp. Chỉ bao gồm những người cần tham dự và có thể đóng góp giá trị cho cuộc thảo luận. Lập biên bản hoặc ghi lại phiên họp cho các bên khác quan tâm đến kết quả của nó.
Những người tham gia cũng tham gia nhiều hơn khi họ được giao trách nhiệm họp. Ví dụ, hãy thử luân phiên vai trò điều phối viên cho các cuộc họp được tổ chức thường xuyên và chỉ định người ghi chép và người chấm công.
Trao quyền cho nhân viên thông qua chính sách của công ty
Những ngày không có cuộc họp hoặc không có camera đã trở nên phổ biến trong các công ty làm việc từ xa. Bạn nên cho phép người lao động tập trung vào công việc hiệu quả và giúp ngăn chặn tình trạng kiệt sức trong cuộc họp hoặc căng thẳng do video gây ra.
Nhưng trước khi bạn bắt đầu đưa ra các chính sách tương tự, phản hồi từ nhóm của bạn là rất quan trọng. Thảo luận và đánh giá sở thích của họ và đưa ra quyết định sáng suốt từ đó.
Quy định bật tắt webcam
Cung cấp cho nhân viên tùy chọn bật hoặc tắt webcam trong các cuộc họp cụ thể và cho họ biết trước mong đợi của bạn. Với các công cụ họp ảo phù hợp, một số cuộc họp có thể hoàn toàn hiệu quả khi chỉ sử dụng âm thanh.
Tuy nhiên, hãy nhớ rằng cần có sự thỏa hiệp khi nói đến camera. Ví dụ, một số người thích nhìn thấy những người họ đang nói chuyện.Nếu không, người thuyết trình có thể cảm thấy như thể họ đang nói vào một khoảng trống. Ít nhất, những người tham gia phải có một hình ảnh hồ sơ được đặt khi họ chọn tắt máy ảnh của mình.
Đa dạng hóa phong cách giao tiếp của bạn
Cuộc họp video không nên là cuộc họp mặc định của bạn khi bạn gặp sự cố cần ý kiến đóng góp từ nhóm của bạn. Các cuộc thảo luận không đồng bộ cho phép người tham gia đóng góp trong thời gian riêng của họ bằng cách sử dụng phương tiện ưu tiên – thêm ghi chú vào tài liệu dựa trên đám mây, chia sẻ tin nhắn âm thanh hoặc video, sử dụng trò chuyện hoặc email. Bản ghi chi tiết hơn về cuộc thảo luận sẽ có sẵn để tham khảo ở giai đoạn sau. Đây là những điều tuyệt vời cho các cuộc họp yêu cầu cập nhật trạng thái.
Bạn cũng có thể tổ chức nhiều cuộc họp tương tác hơn bằng cách sử dụng các công cụ như bảng trắng để thúc đẩy sự sáng tạo và tăng cường sự tương tác. Ngoài ra, cho phép các tương tác khác nhau, như sử dụng chức năng trò chuyện, hộp Hỏi và Đáp hoặc tính năng giơ tay. Các phương tiện phản hồi khác nhau, như hình ảnh, văn bản và gif, cũng rất tốt trong việc thúc đẩy sự tham gia.
Đầu tư vào các công cụ công nghệ cao cho các cuộc họp trực tuyến
Cuối cùng, hãy đầu tư vào các công cụ công nghệ cao cho các cuộc họp trực tuyến mô phỏng cảm giác thực. Các công nghệ hỗ trợ âm thanh và hình ảnh trong trẻo như loa ngoài Maxhub UC BM21, camera PTZ Maxhub UC P20 hay Camera All in one Maxhub UC S10 có thể giúp giảm bớt một số căng thẳng về tinh thần do tiếng ồn gây ra và chất lượng hình ảnh bị méo mó.
Các giải pháp tất cả trong một như những giải pháp do Tân Phát cung cấp cũng cho phép bạn dễ dàng chuyển đổi giữa các ứng dụng và công cụ, giúp người tham gia luôn gắn bó. Các tính năng chính cần xem xét bao gồm tính dễ sử dụng và chia sẻ màn hình liền mạch để nâng cao khả năng cộng tác. Cuối cùng, trải nghiệm hội nghị truyền hình được cải thiện sẽ giúp bạn giảm bớt sự mệt mỏi với hội nghị ảo.
Các nhà lãnh đạo ngày nay, những người tiên phong trong bối cảnh công việc kết hợp có thêm trách nhiệm đảm bảo nhóm của họ không chỉ tồn tại mà còn phát triển trong môi trường mới này. May mắn thay, họ có tất cả các công cụ và công nghệ cần thiết để đạt được thành công.