[Giải đáp] Tại sao máy in nhận lệnh nhưng không in được?

Máy in nhận lệnh nhưng không in được là tình trạng phổ biến khiến người dùng văn phòng và cá nhân gặp nhiều phiền toái. Lỗi này có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, từ kết nối, driver, đến phần cứng của máy in. Bài viết này sẽ giải thích chi tiết nguyên nhân tại sao máy in nhận lệnh nhưng không in được? hướng dẫn cách khắc phục, và chỉ ra khi nào cần liên hệ kỹ thuật để xử lý tình trạng máy in không in được.

Nguyên nhân Tại sao máy in nhận lệnh nhưng không in được?

Máy in đôi khi nhận lệnh từ máy tính nhưng lại không thực hiện việc in, gây gián đoạn công việc và tốn thời gian. Tình trạng này có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, từ lỗi kết nối, hết mực, kẹt giấy, đến sự cố phần mềm hoặc phần cứng. Hiểu rõ các nguyên nhân phổ biến sẽ giúp bạn dễ dàng xác định vấn đề và tìm giải pháp khắc phục kịp thời.

• Lỗi kết nối: Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến máy in nhận lệnh nhưng không in là do lỗi kết nối. Dây cáp USB có thể bị lỏng, cổng USB trên máy tính hoặc máy in hỏng, khiến tín hiệu không truyền đến máy in.
• Máy in đang ở trạng thái Offline hoặc Paused: Trạng thái Offline hoặc Paused cũng khiến máy in không phản hồi lệnh in. Khi máy in đang chờ các lệnh in trước đó trong hàng đợi hoặc bị tạm dừng, các lệnh mới gửi sẽ không được thực hiện ngay.
• Hết mực hoặc kẹt giấy: Máy in sẽ không thể in nếu hết mực/toner hoặc giấy bị kẹt. Ngoài ra, giấy không đúng khổ hoặc bị cong, ẩm cũng có thể gây lỗi. Kiểm tra vật tư và cơ chế nạp giấy là bước cơ bản nhưng quan trọng để đảm bảo máy in hoạt động bình thường.
• Driver hoặc phần mềm lỗi: Driver máy in lỗi thời, hỏng hoặc không tương thích với hệ điều hành cũng là nguyên nhân khiến máy in nhận lệnh nhưng không in. Bên cạnh đó, ứng dụng gửi lệnh in gặp sự cố cũng có thể làm lệnh không được thực hiện. Cập nhật hoặc cài đặt lại driver thường giải quyết được vấn đề này.
• Sự cố phần cứng: Trong một số trường hợp, sự cố phần cứng khiến máy in không in được. Bo mạch, đầu in, motor kéo giấy hoặc các linh kiện quan trọng khác có thể bị hỏng sau thời gian dài sử dụng. Khi đó, máy in cần được bảo dưỡng hoặc thay thế linh kiện bởi kỹ thuật viên chuyên nghiệp.

Cách khắc phục máy in nhận lệnh nhưng không in được

Tại sao máy in nhận lệnh nhưng không in được? Tùy theo từng nguyên nhân, bạn có thể áp dụng các cách khắc phục dưới đây để máy in hoạt động bình thường trở lại. Mỗi lỗi sẽ có một hướng xử lý tương ứng nhằm giúp bạn tiết kiệm thời gian và tránh phải mang máy đi sửa nếu không thật sự cần thiết.

Kiểm tra và thay cáp kết nối

Đối với các dòng máy in kết nối qua cổng USB, dây cáp đóng vai trò truyền toàn bộ dữ liệu từ máy tính sang máy in. Khi dây cáp bị hỏng, gãy lõi, lỏng, hoặc kém chất lượng, máy in dù có nhận lệnh nhưng không thể tiếp nhận đầy đủ dữ liệu để bắt đầu in. Vì vậy, bạn cần kiểm tra kỹ cáp kết nối theo từng bước dưới đây:

• Ngắt hoàn toàn cáp USB đang kết nối giữa máy in và máy tính.
• Quan sát cổng USB trên cả hai thiết bị, kiểm tra xem có bụi, gỉ sét hoặc dấu hiệu lỏng jack hay không.
• Nếu cáp cũ quá mòn, bị đứt, hoặc kém chất lượng: thay bằng dây USB mới, ưu tiên loại chính hãng hoặc loại có chống nhiễu.
• Sau khi thay cáp, kết nối lại và khởi động lại máy in, gửi thử một lệnh in để kiểm tra.

Việc sử dụng cáp chất lượng tốt giúp giảm thiểu tình trạng mất tín hiệu hoặc lỗi truyền dữ liệu khi in.

Kiểm tra kết nối Wi-Fi

Máy in dùng Wi-Fi rất dễ gặp lỗi không in được nếu đường truyền mạng không ổn định. Để xử lý nhanh, bạn nên kiểm tra các bước sau:

• Đảm bảo máy in và máy tính đang kết nối cùng một mạng Wi-Fi. Nếu hai thiết bị khác mạng (ví dụ: một dùng Wi-Fi, một dùng mạng dây), máy tính sẽ không thể tìm thấy máy in.
• Kiểm tra chất lượng Wi-Fi: mạng quá yếu, chập chờn hoặc bị nghẽn băng thông có thể khiến lệnh in không được truyền đi.
• Reset modem/router trong trường hợp thiết bị mạng bị treo hoặc gặp lỗi xung đột IP. Việc khởi động lại giúp hệ thống hoạt động ổn định hơn.
• Thiết lập lại Wi-Fi cho máy in: xóa mạng đã lưu, nhập lại mật khẩu, hoặc sử dụng nút WPS để kết nối nhanh nếu máy in hỗ trợ.
• Kiểm tra địa chỉ IP của máy in: IP thay đổi sau khi reset modem có thể khiến máy tính không nhận diện được máy in. Nếu IP mới khác IP cũ, bạn cần cập nhật lại trong Printer Properties.
• Khuyến nghị đặt IP tĩnh cho máy in để tránh lỗi mất kết nối lặp lại trong tương lai.

Xóa lệnh in bị quá tải

Máy in rất dễ bị “đứng” khi có quá nhiều lệnh in được gửi liên tiếp, đặc biệt trong môi trường văn phòng có nhiều người dùng chung. Khi hàng đợi (Print Queue) bị quá tải, máy sẽ nhận lệnh nhưng không in hoặc in rất chậm. Bạn có thể xử lý theo các bước sau:

• Mở Control Panel trên máy tính → chọn Devices and Printers.
• Nhấp chuột phải vào máy in đang gặp lỗi, chọn See what’s printing để xem toàn bộ danh sách lệnh đang chờ xử lý.
• Trong cửa sổ hiện ra, mở menu Printer phía trên và chọn Cancel All Documents để xóa toàn bộ lệnh in bị treo.
• Chờ 10–20 giây để hệ thống giải phóng hoàn toàn bộ nhớ hàng đợi. Đôi khi bạn cần đóng – mở lại cửa sổ để thấy hàng đợi đã sạch.
• Sau khi xóa xong, khởi động lại máy in hoặc máy tính (nếu cần) để làm mới kết nối.
• Gửi lại lệnh in, nhưng nên gửi từng file một để tránh lặp lại lỗi.

Cách này đặc biệt hiệu quả cho trường hợp máy in dùng chung trong văn phòng, nơi việc gửi nhiều lệnh cùng lúc rất dễ gây treo hàng đợi. Nếu sau khi xóa lệnh mà máy vẫn không in, cần kiểm tra driver hoặc kết nối mạng.

Xử lý kẹt giấy

Lỗi máy in nhận lệnh nhưng không in được do kẹt giấy thường xuất phát từ nhiều nguyên nhân như giấy bị ẩm, giấy quá mỏng hoặc quá dày, trục kéo đã bị mòn, bao lụa rách, hoặc giấy nạp lệch khỏi khay. Khi giấy bị kẹt trong đường dẫn, máy sẽ ngay lập tức dừng hoạt động để bảo vệ các linh kiện bên trong. Để khắc phục đúng cách và ngăn ngừa hư hỏng, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Tắt nguồn máy in

Tắt hoàn toàn máy in giúp đảm bảo an toàn, tránh tình trạng mô-tơ hoặc trục cuốn vẫn hoạt động khi bạn thao tác bên trong.

Bước 2: Mở nắp máy đúng vị trí

Mở phần nắp đậy theo hướng dẫn của nhà sản xuất. Trượt hoặc kéo phần gờ theo chiều ra của giấy, tuyệt đối không kéo ngược để tránh làm rách giấy và gây kẹt sâu hơn.

Bước 3: Tháo hộp mực và lấy giấy bị kẹt

Nhẹ nhàng tháo hộp mực ra để tạo không gian rộng hơn. Sau đó, dùng hai tay kéo phần giấy bị kẹt ra ngoài theo đúng hướng chạy giấy.
👉 Lưu ý: Không giật mạnh để tránh sót giấy vụn hoặc làm cong trục cuốn.

Bước 4: Lắp lại linh kiện và khởi động lại máy

Kiểm tra thêm xem còn mảnh giấy nhỏ nào trong đường dẫn không. Lắp lại hộp mực và các bộ phận đã tháo, đóng nắp máy rồi bật nguồn. Cuối cùng, gửi lại lệnh in để kiểm tra máy đã hoạt động bình thường hay chưa.

Bật máy in Online / tắt chế độ Pause

Một trong những lý do phổ biến khiến máy in nhận lệnh nhưng không in là do máy đang ở trạng thái Offline hoặc Pause. Khi đó, dù máy tính đã gửi lệnh, máy in vẫn không phản hồi. Để khắc phục, bạn hãy kiểm tra và chỉnh lại như sau:

1. Mở mục quản lý máy in: Truy cập Control Panel → Devices and Printers để xem danh sách máy in đang kết nối.
2. Kiểm tra hàng đợi lệnh in
   Nhấn chuột phải vào đúng máy in bạn đang sử dụng, chọn See what’s printing để mở cửa sổ hiển thị trạng thái.
3. Đưa máy in về trạng thái Online
   Tại menu Printer, bỏ dấu tick ở mục Use Printer Offline.
   → Đây là thao tác giúp máy trở lại trạng thái hoạt động và nhận lệnh in bình thường.
4. Tắt chế độ Pause Printing
   Nếu mục Pause Printing đang được chọn, bạn cần bỏ tick để máy không còn bị tạm dừng.
5. Kiểm tra lại bằng cách gửi lệnh in mới
   Sau khi điều chỉnh, hãy thử in lại một tài liệu để kiểm tra máy đã hoạt động bình thường hay chưa.

Kiểm tra mực in và lắp đúng hộp mực

Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến máy in nhận lệnh nhưng không in được là hết mực, lắp sai hộp mực hoặc nắp máy chưa đóng kín. Để khắc phục:

1. Kiểm tra mức mực: Xem thông báo trên màn hình máy tính hoặc bảng điều khiển máy in để biết máy còn đủ mực hay không. Nếu mực đã hết, bạn cần thay mực mới hoặc thay hộp toner.
2. Tháo và lắp lại hộp mực đúng chiều: Lấy hộp mực ra, kiểm tra hướng dẫn của nhà sản xuất và lắp lại theo đúng chiều. Đảm bảo nghe tiếng “khởi động” hoặc “khớp” của máy in để chắc chắn hộp mực đã được cố định đúng.
3. Đóng nắp máy in chặt: Nhiều máy in sẽ không hoạt động nếu nắp chưa được đóng đúng. Hãy kiểm tra và đóng nắp máy chặt trước khi thử in lại.
4. Thử in lại
   Sau khi hoàn tất các bước trên, gửi một lệnh in thử để đảm bảo máy in hoạt động bình thường.

Cập nhật driver và phần mềm in

Driver hoặc phần mềm in lỗi thời là nguyên nhân phổ biến khiến máy in nhận lệnh nhưng không thực hiện được. Việc cập nhật đúng cách sẽ giúp máy hoạt động ổn định, giảm lỗi và tăng tốc độ in. Hướng dẫn chi tiết như sau:

Xác định hãng và model máy in
Kiểm tra nhãn trên máy in để biết chính xác model (VD: HP LaserJet Pro MFP, Canon PIXMA G6010, Brother DCP-L2540DW, Epson L3150). Điều này giúp tải đúng driver và phần mềm tương thích.

Truy cập trang web chính hãng
Vào mục Hỗ trợ/Support trên website của hãng:

• HP: hp.com
• Canon: canon.com
• Brother: brother.com
• Epson: epson.com

Tải driver và phần mềm mới nhất
Chọn đúng hệ điều hành (Windows, macOS, Linux), sau đó tải driver mới nhất và phần mềm in (Print Utility/Print Management Software) nếu có. Lưu ý chọn phiên bản chính thức từ nhà sản xuất để tránh lỗi.

Cài đặt driver và phần mềm

• Ngắt kết nối máy in khỏi máy tính nếu cần.
• Chạy file cài đặt vừa tải, làm theo hướng dẫn trên màn hình.
• Kết nối lại máy in và khởi động lại cả máy tính lẫn máy in sau khi cài đặt xong.

Thử gửi lệnh in
Sau khi cập nhật, gửi một lệnh in thử để kiểm tra máy đã hoạt động bình thường chưa. Nếu vẫn gặp lỗi, có thể thử gỡ hoàn toàn driver cũ và cài lại từ đầu.

Kiểm tra virus máy tính

Virus, malware hoặc phần mềm độc hại có thể ngăn máy in thực hiện lệnh in mặc dù máy đã nhận lệnh. Để khắc phục, bạn có thể thực hiện các bước sau:

• Cài phần mềm diệt virus uy tín: Chọn các phần mềm được đánh giá cao như Avast, Panda, TotalAV, Kaspersky, hoặc Bitdefender. Luôn tải trực tiếp từ trang chính hãng để tránh phiên bản giả mạo hoặc chứa mã độc.
• Cập nhật cơ sở dữ liệu virus: Trước khi quét, hãy đảm bảo phần mềm diệt virus đã cập nhật các mẫu virus mới nhất để phát hiện mọi mối nguy hại.
• Quét toàn bộ hệ thống: Chọn chế độ quét toàn bộ (Full Scan) để kiểm tra tất cả ổ cứng, thư mục và chương trình đang chạy. Khi phát hiện file nguy hiểm, thực hiện cách ly hoặc xóa theo hướng dẫn.
• Khởi động lại máy tính: Sau khi quét và loại bỏ virus, khởi động lại máy để hoàn tất quá trình dọn dẹp và khởi tạo lại các dịch vụ hệ thống.
• Thử gửi lệnh in lại: Khi máy tính đã sạch virus, thử in để kiểm tra máy in hoạt động bình thường.
• Biện pháp phòng ngừa: Không tải phần mềm lậu, không nhấn vào link lạ hoặc email khả nghi; thường xuyên cập nhật hệ điều hành và phần mềm; bật tường lửa (Firewall) để bảo vệ máy tính và thiết bị ngoại vi.

Việc duy trì máy tính sạch sẽ giúp lệnh in được gửi ổn định, đồng thời bảo vệ toàn bộ hệ thống và các thiết bị ngoại vi khỏi nguy cơ bị tấn công.

Máy in ở trạng thái Offline

Máy in nhận lệnh nhưng không in được có thể do đang ở trạng thái Offline, nghĩa là máy tính không giao tiếp được với máy in. Nguyên nhân phổ biến bao gồm cài đặt sai driver, xung đột hệ điều hành, hoặc máy in bị tắt chế độ online.

Cách khắc phục:

1. Mở Control Panel > Devices and Printers.
2. Nhấn chuột phải vào máy in đang sử dụng và chọn See what’s printing.
3. Trong cửa sổ Printer, bỏ tick tại Use Printer Offline để đưa máy về trạng thái online.
4. Gửi lại lệnh in để kiểm tra máy đã nhận lệnh bình thường.

Lưu ý: Máy in Offline sẽ không nhận lệnh từ máy tính dù vẫn xuất hiện trong danh sách thiết bị.

Máy in ở chế độ Pause

Khi máy in ở chế độ Pause, nó sẽ tạm dừng mọi lệnh in, thường xảy ra khi máy hết giấy hoặc người dùng tạm dừng in thủ công.

Cách khắc phục:

• Kiểm tra khay giấy, bổ sung giấy đầy đủ.
• Mở Devices and Printers, nhấn chuột phải vào máy in → See what’s printing.
• Bỏ tick tại Pause Printing để máy tiếp tục nhận lệnh in.
• Thử gửi lại một hoặc vài lệnh in để xác nhận hoạt động.

Lưu ý: Chế độ Pause thường dễ bị bỏ quên, đặc biệt trong môi trường văn phòng có nhiều người dùng chung máy.

Máy tính nhiễm virus

Virus hoặc phần mềm độc hại có thể ngăn lệnh in được gửi đi hoặc phá hủy các file hệ thống liên quan đến máy in. Nguyên nhân có thể do tải phần mềm lậu, truy cập link độc hại, hoặc mở email không rõ nguồn gốc.

Cách khắc phục:

• Cài phần mềm diệt virus uy tín: Avast, Panda, TotalAV, Kaspersky, Bitdefender.
• Quét toàn bộ hệ thống (Full Scan) để phát hiện và loại bỏ các file nguy hại.
• Khởi động lại máy tính sau khi quét xong.
• Thử gửi lại lệnh in để kiểm tra máy in hoạt động bình thường.

Lưu ý: Việc duy trì máy tính sạch virus không chỉ giúp in ấn ổn định mà còn bảo vệ toàn bộ hệ thống và các thiết bị ngoại vi.

Phần mềm in quá cũ

Driver hoặc phần mềm in lâu ngày không cập nhật có thể thiếu các bản vá quan trọng, gây lỗi khi gửi lệnh in.

Cách khắc phục:

• Truy cập trang chủ nhà sản xuất máy in (HP, Canon, Brother, Epson…).
• Tải và cài đặt driver hoặc phần mềm in mới nhất phù hợp với hệ điều hành.
• Khởi động lại máy tính sau khi cập nhật.
• Gửi thử lệnh in để kiểm tra kết quả.

Lưu ý: Khi cập nhật driver, kết nối máy tính với nguồn điện và mạng ổn định để tránh gián đoạn.

Quên đóng nắp máy in hoặc lắp sai hộp mực

Nhiều dòng máy in sẽ không hoạt động nếu nắp chưa đóng hoặc hộp mực lắp sai.

Cách khắc phục:

• Tháo hộp mực ra và lắp lại đúng chiều theo hướng dẫn.
• Đảm bảo nghe tiếng “khởi động” của máy khi lắp xong.
• Đóng nắp máy in chắc chắn trước khi gửi lệnh in thử.

Lưu ý: Đây là lỗi phổ biến nhưng dễ bỏ sót, đặc biệt khi thay hộp mực nhanh hoặc vội.

Máy in quá cũ

Máy in sử dụng lâu ngày có thể hỏng các linh kiện quan trọng như motor kéo giấy, đầu in hoặc bo mạch điều khiển, dẫn đến không in được dù vẫn nhận lệnh.

Cách khắc phục:

• Mang máy đi bảo dưỡng nếu lỗi nhẹ.
• Nếu máy đã quá cũ hoặc hỏng nặng, nên cân nhắc mua máy mới để đảm bảo hiệu quả in lâu dài.

Lỗi hệ điều hành

Nếu đã thử tất cả cách trên mà máy vẫn không in, hệ điều hành có thể gặp lỗi hoặc xung đột.

Cách kiểm tra và khắc phục:

1. Mở Control Panel > Devices and Printers.
2. Nhấn chuột phải vào máy in và chọn Troubleshoot.
3. Hệ thống sẽ tự phát hiện lỗi.
   • Nếu không phát hiện lỗi: chọn Close the troubleshoot.
   • Nếu phát hiện lỗi: chọn Try these repairs as an Administrator hoặc Explore Additional Options để máy tự sửa lỗi.
4. Gửi lại lệnh in để kiểm tra.

Lưu ý: Troubleshoot trên Windows thường xử lý các xung đột driver, dịch vụ in ẩn, và lỗi giao tiếp hệ thống với máy in.

Tham khảo thêm:

• [Giải đáp] Tại sao phải giữ Thành Cổ Quảng Trị ?
• Tại sao đăng ký eTax Mobile không được – Giải pháp

Khi nào cần liên hệ kỹ thuật để sửa lỗi máy in nhận lệnh nhưng không in?

Mặc dù nhiều lỗi máy in có thể tự khắc phục tại nhà, nhưng có những trường hợp bạn nên nhờ tới kỹ thuật chuyên nghiệp:

1. Máy in không phản hồi sau tất cả các bước kiểm tra
   Nếu bạn đã thử kiểm tra cáp kết nối, mạng Wi-Fi, xóa lệnh in, xử lý kẹt giấy, cập nhật driver, tắt chế độ Offline/ Pause và máy vẫn không in được, vấn đề có thể nằm sâu trong phần cứng hoặc hệ thống phức tạp.
2. Lỗi phần cứng nghiêm trọng
   • Đầu in, trục kéo giấy, bo mạch hoặc các linh kiện bên trong bị hỏng.
   • Máy in đã cũ, linh kiện mòn hoặc gặp trục trặc điện tử, không thể tự sửa.
     Trong những trường hợp này, tự can thiệp có thể làm hỏng máy nặng hơn.
3. Lỗi hệ thống hoặc xung đột phần mềm phức tạp
   Nếu máy tính hoặc máy in gặp xung đột phần mềm nghiêm trọng, cập nhật driver hay phần mềm in không giải quyết được, kỹ thuật viên có thể xác định và khắc phục bằng các công cụ chuyên dụng.
4. Nguy cơ mất dữ liệu hoặc hư hỏng máy
   Khi in các tài liệu quan trọng hoặc máy in có tích hợp nhiều tính năng phức tạp, việc tự sửa sai có thể khiến dữ liệu in bị mất hoặc gây hỏng bộ phận cơ khí và điện tử.

Liên hệ trung tâm bảo hành hoặc thợ sửa máy in uy tín ngay khi gặp các tình huống trên. Họ sẽ kiểm tra, chẩn đoán chính xác và thực hiện sửa chữa an toàn, đảm bảo máy hoạt động ổn định lâu dài

Kết luận

Tại sao máy in nhận lệnh nhưng không in được? có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân, từ lỗi kết nối, hết mực, kẹt giấy, phần mềm hay driver lỗi thời, cho đến máy tính nhiễm virus hoặc máy in quá cũ. Việc xác định đúng nguyên nhân sẽ giúp bạn chọn phương pháp khắc phục phù hợp, từ kiểm tra cáp, kết nối Wi-Fi, xóa lệnh in quá tải, xử lý kẹt giấy, cập nhật driver, cho đến bảo dưỡng hoặc thay mới máy in. Thực hiện đầy đủ các bước này không chỉ giúp máy in hoạt động ổn định mà còn tiết kiệm thời gian và chi phí sửa chữa, đảm bảo quá trình in ấn diễn ra suôn sẻ.