Xu hướng họp trực tuyến đang ngày càng phát triển trong thời kỳ dịch Covid. Các doanh nghiệp, tổ chức đã và đang ứng dụng nhiều thiết bị, giải pháp vào trong những cuộc họp với mục đích giải quyết công việc nhanh chống, tiết kiệm chi phí cũng như phòng tránh lây lan dịch bệnh. Tuy nhiên rất nhiều doanh nghiệp đang phân vân không biết thiết kế setup phòng họp trực tuyến của mình như thế nào. Tân Phát sẽ giúp bạn giải quyết những vấn đề đó!
Phòng họp trực tuyến sử dụng phần cứng
Đây là phương pháp ít được phổ biến, thường dùng cho các cơ quan nhà nước hoặc những cuộc họp cần độ bảo mật cao. Các cơ quan tổ chức sẽ sử dụng hệ thống đồng bộ của các hãng sản xuất thiết bị họp trực tuyến như Cisco, Aver, Polycom v.v…
- Ưu điểm: Độ bảo mật cao. Chất lượng âm thanh,hình ảnh thu phát tốt.
- Nhược điểm: Khó di chuyển, chi phí cao.
Hướng dẫn setup phòng họp trực tuyến sử dụng phần cứng
- Camera
- Micro
- MCU (Bộ giải mã tín hiệu)
- Loa
- Thiết bị hiển thị (Tivi, máy chiếu)
- Bước 1: Chuẩn bị phòng họp (Bàn ghế, ổ điện, mạng Internet, tài liệu,…)
- Bước 2:Bật các thiết bị trong hệ thống họp trực tuyến (Camera, Micro, Loa, MCU, Tivi/máy chiếu)
- Bước 3: Bật hệ thống loa ngoài (Nếu bạn sử dụng thêm hệ thống loa ngoài)
- Bước 4: Mọi người tham gia vào cuộc họp thông qua hệ thống đã được lắp đặt
Hệ thống họp trực tuyến sử dụng phần cứng sau khi được các đơn vị lắp đặt xong, họ sẽ hướng dẫn cách sử dụng và kết nối cuộc họp giữa các chi nhánh với nhau. Mỗi hệ thống sẽ có cách thức tham gia khác nhau.
Phòng họp trực tuyến sử dụng phần mềm
Đây là phương thức phổ biến nhất hiện nay, thường dùng cho các công ty, tổ chức tư nhân hoặc những cuộc họp không cần độ bảo mật cao. Mọi người sử dụng các phần mềm họp online phổ biến như Zoom, Zavi (Zalo), Skype, Microsoft team, Google meet v.v…kết hợp với các thiết bị phần cứng như loa, mic, camera, pc, laptop để tạo và tham gia cuộc họp.
- Ưu điểm: Nhanh gọn, tiện lợi, dễ dàng di chuyển công cụ, chi phí rẻ đến trung bình.
- Nhược điểm: Độ bảo mật không cao
Hướng dẫn setup phòng họp trực tuyến sử dụng phần mềm
Chuẩn bị các thiết bị:
- Laptop hoặc PC
- Camera (Có thể sử dụng webcam và camera tích hợp mic)
- Micro
- Loa
- Phần mềm họp được cài đặt trên PC/Laptop
- Bước 1: Chuẩn bị phòng họp (Bàn ghế, thiết bị trình chiếu, tài liệu, văn bản)
- Bước 2: Cài đặt phần mềm họp trên Laptop/PC
- Bước 3: Kết nối Micro và Camera vào Laptop/PC thông qua cổng USB
- Bước 4: Mở các phần mềm họp trực tuyến và tạo phòng
- Bước 5: Cấp ID và Password để mọi người Join phòng
- Bước 6: Tiến hành cuộc họp
Đối với hệ thống họp trực tuyến sử dụng phần mềm quy mô nhỏ ít trang thiết bị, bạn có thể trực tiếp sử dụng được luôn mà không cần hướng dẫn. Với quy mô lớn, tích hợp nhiều thiết bị, đơn vị cung cấp sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng. Các thiết bị không nhất thiết phải cùng một hệ thống. Chúng ta có thể lựa chọn tùy theo nhu cầu và ngân sách của mình.
Tân Phát cũng cung cấp cho các bạn 16 gói giải pháp phòng họp trực tuyến đảm bảo phù hợp với hầu hết các quy mô phòng họp phù hợp với từng loại doanh nghiệp